Dokumentation til månedsluk og årsafslutning
God dokumentation til maanedsluk og aarsafslutning handler ikke om at gemme mest muligt. For danske virksomheder er maalet at samle de vigtigste afstemninger, forklaringer og beslutninger et sted, saa tallene kan genbruges og forklares senere.
Hvad skal være på plads?
- de vigtigste afstemninger ligger samlet
- større skøn og forklaringer er skrevet ned
- ansvarlige kan finde sidste version hurtigt
- det er klart hvad der stadig mangler ved lukningen
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Versioner | forskellige filer cirkulerer uden en tydelig sidste version |
| Forklaringer | afvigelser kan ikke forklares, når nogen spørger senere |
| Overlevering | næste periode starter uden at gamle noter bliver brugt |
En enkel arbejdsgang
- Brug Maanedsluk for smaa virksomheder som ramme for hvilke afstemninger og noter der skal med hver gang.
- Lad bank, debitorer, kreditorer og periodiseringer pege tilbage til deres egen afstemning og dokumentation.
- Byg mappen oven paa Bilag og kvitteringer i bogfoeringen og Bankafstemning i smaa virksomheder , saa grundlaget er let at finde igen.
- Afslut med en kort ledelsesnote, hvis noget skal foelges op paa i naeste periode.
Kort fortalt
En god lukningsmappe sparer tid senere. Den gør det lettere at forstå tallene, videreføre arbejdet og forklare ændringer uden at starte forfra.