Godkendelse af indkøb og udgifter
Klare godkendelser giver bedre kontrol over køb, ansvar og dokumentation.
En enkel proces for godkendelse af indkøb og udgifter skaber ro i hverdagen. For danske virksomheder handler det mindre om bureaukrati og mere om at vide, hvem der kan bestille, godkende og bogfoere hvad.
Hvad skal være på plads?
- roller og beloebsgraenser er beskrevet
- indkoeb bliver godkendt foer eller lige efter koebet
- bilag kommer ind samme sted hver gang
- undtagelser bliver forklaret med det samme
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Ansvar | ingen ved hvem der faktisk har godkendt købet |
| Bilag | kvitteringer kommer for sent eller mangler |
| Bogføring | samme type udgift bliver behandlet forskelligt |
En enkel arbejdsgang
- Knyt godkendelsen sammen med Leverandoerfakturaer i bogfoeringen og beslut, hvilke koeb der skal attesteres.
- Brug Bilag og kvitteringer i bogfoeringen som minimumskrav, saa bogfoeringen ikke starter uden dokumentation.
- Saml faste regler for private udlaeg og medarbejderkoeb samme sted som den oevrige proces.
- Laeg kontrollen ind i Maanedsluk for smaa virksomheder , saa aabne punkter bliver fanget foer lukning.
Kort fortalt
Jo enklere godkendelsesprocessen er, desto lettere er den at følge. Maalet er ikke flere trin, men færre overraskelser i bogføringen.