Styring af kassebeholdning
Kassebeholdning bliver lettere at styre, når byttepenge, kontantsalg, kasseudlæg og differencer dokumenteres på samme måde hver dag.
Styring af kassebeholdning betyder, at virksomheden kan forklare, hvor mange kontanter der bør ligge i kassen, hvem der har haft adgang til dem, og hvorfor beholdningen ændrer sig. Uden en fast metode bliver små forskelle hurtigt til gamle differencer i bogføringen.
Den vigtigste beslutning er at adskille byttepenge fra dagens salg. Byttepenge er en fast beholdning, mens dagens kontantsalg og kasseudlæg forklarer bevægelsen.
Hvad skal være tydeligt?
- hvor stor den faste byttepengekasse er
- hvem der må bruge og tælle kassen
- hvornår kassen tælles
- hvordan kasseudlæg dokumenteres
- hvornår kontanter sættes i banken
- hvordan kassedifferencer godkendes og bogføres
Eksempel på kassebeholdning
Virksomheden har en fast byttepengekasse på 500 kr. Dagens kontantsalg er 1.200 kr., og der er betalt 75 kr. for et mindre indkøb fra kassen med kvittering. Ved dagens slutning bør kassen kunne forklares som byttepenge plus kontantsalg minus dokumenterede kasseudlæg.
Hvis optællingen viser 1.610 kr. i stedet for forventet 1.625 kr., skal differencen på 15 kr. have en note. Noten bør vise dato, beløb, ansvarlig person og om differencen er endelig eller skal undersøges.
Hvor går det ofte galt?
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Byttepenge | den faste beholdning ændres uden beslutning |
| Kasseudlæg | kvittering eller godkendelse mangler |
| Ansvar | flere personer bruger kassen uden optælling ved skift |
| Bankindbetaling | kontanter fjernes fra kassen, men bankposten matches ikke |
| Opfølgning | gamle forskelle bliver stående, fordi ingen ejer dem tydeligt |
En praktisk arbejdsgang
- Fastlæg en normal byttepengekasse og ændr den kun med en tydelig beslutning.
- Tæl kassen ved dagslukning og ved ansvarsskift.
- Gem kasseudlæg med bilag og kvitteringer i bogføringen .
- Brug dagsopgørelse af kasse og kortbetalinger til at forklare dagens bevægelser.
- Match bankindbetalinger i bankafstemning i små virksomheder .
- Ryd åbne differencer op før månedsluk for små virksomheder .
Hvornår bør kassebeholdningen reduceres?
Hvis kontantsalget er lavt, kan en stor kassebeholdning give mere risiko end værdi. Overvej om byttepengekassen kan sænkes, om flere betalinger kan gå via kort, eller om kontanter bør sættes oftere i banken. Det gør både likviditet og bogføring lettere at følge.
Se også kasse og kontantsalg i bogføringen , hvis du vil samle kassebeholdning, dagsrapport og kontantsalg i én arbejdsgang.
Kort fortalt
Kassebeholdningen bliver lettere at styre, når byttepenge, optælling, bilag og differencer behandles ens hver dag. Så bliver kassen et kontrolleret aktiv og ikke en løs forklaring ved månedsluk.