Tilbagebetalinger til kunder i bogføringen
Korrekte tilbagebetalinger holder både debitorer, kreditnotaer og bank bevægelserne forståelige.
Tilbagebetalinger til kunder ser enkle ud, men de giver hurtigt rod, hvis de ikke bliver koblet rigtigt til fakturaer, kreditnotaer og bank. For danske virksomheder er det vigtigt, at tilbagebetalingen baade kan forklares i kundekartoteket og spores i banken.
Hvad skal være på plads?
- aarsagen til tilbagebetalingen er dokumenteret
- kundeposten bliver udlignet rigtigt
- eventuelle kreditnotaer bliver koblet paa
- bankbevaegelsen kan findes igen senere
Typiske fejl
| Område | Hvad der ofte går galt |
|---|---|
| Kundehistorik | tilbagebetalingen bliver ikke koblet til den oprindelige sag |
| Bank | betalingen kan ikke spores tilbage til debitorposten |
| Regnskab | beløb lander som en løs omkostning i stedet for en korrektion |
En enkel arbejdsgang
- Afklar foerst, om sagen skal styres gennem Kreditnotaer og fakturarettelser eller gennem en ren tilbagebetaling.
- Brug Kreditstyring og rykkerproces til at sikre, at aabne poster ikke bliver staaende som falske restbelob.
- Kontroller mod Aldersfordelte debitorer , saa kundesaldoer ikke ser aeldre eller stoerre ud end de er.
- Afstem banken bagefter via Bankafstemning i smaa virksomheder , saa pengestroemmen bliver lukket helt.
Kort fortalt
Tilbagebetalinger virker bedst, når proces og dokumentation hænger sammen. Så undgår virksomheden både forvirrende kundesaldi og svære bankafstemninger.