Digital bogføring: kravene for små virksomheder

Digital bogføring er ikke længere et valg — det er et lovkrav for stadig flere danske virksomheder. Den nye bogføringslov fra 2022 udruller pligten i etaper fra 2024 til 2026, afhængig af selskabsform og omsætning.

For en lille virksomhed handler det først og fremmest om at vælge et registreret bogføringssystem og dokumentere, hvordan bilag, backup og adgang håndteres.

Hvem er omfattet?

Tjek aktuelle frister på erhvervsstyrelsen.dk og hovedreglerne i bogføringsloven på retsinformation.dk .

Hvad indebærer pligten?

Et digitalt bogføringssystem skal kunne:

• registrere transaktioner med entydigt løbenummer
• knytte bilag til posteringer elektronisk
• understøtte fakturering i e-fakturaformater
• generere kopi til ekstern, sikker opbevaring
• give kontroladgang til SKAT på forespørgsel

Læs også OIO-faktura og Peppol BIS for kravene omkring e-fakturering til offentlige.

Trin til at blive klar

1. Tjek om dit nuværende system er registreret hos Erhvervsstyrelsen.
2. Hvis ikke — vælg et godkendt system inden din frist.
3. Etabler en sikker backup-rutine, gerne automatisk hos systemleverandøren.
4. Beskriv interne rutiner for bilag og kvitteringer .
5. Sikr klare adgangsroller for medarbejdere og rådgivere.

En struktureret dansk kontoplan gør overgangen lettere, fordi posteringer kan mappes ensartet.

Egenudviklede systemer

Det er stadig tilladt at bruge ikke-registrerede systemer, fx eget regneark eller branchesoftware, hvis virksomheden selv kan dokumentere overholdelse af lovens minimumskrav. Det stiller dog krav til:

• skriftlig systembeskrivelse
• automatiseret backup
• adgangslog og audit-spor

For de fleste små virksomheder er et registreret system langt enklere.

Typiske faldgruber

• backup ligger på samme lokale server som systemet
• bilag er kun gemt i mailen
• adgang til systemet deles via én fælles bruger
• der mangler overgangsdokumentation ved skift af regnskabssystem

Afslutning

Digital bogføring er en chance for at rydde op i rutinerne én gang for alle. Læs også den nye bogføringslov og brug vores bogføringsguides til at strukturere overgangen. Se priser