Sådan bygger du en kontoplan

Brug en trinvis metode til at oprette en kontoplan, der er enkel nok til daglig drift og stærk nok til afslutning.

Den bedste kontoplan er ikke den længste. Det er den, som virksomheden faktisk kan bruge i hverdagen uden at miste overblik.

Start med virksomhedens beslutninger

Før du opretter konti, bør du beslutte, hvad du vil kunne se i rapporteringen:

  • hvilke indtægter skal følges særskilt?
  • hvilke omkostninger vil du kunne analysere?
  • er der projekter, afdelinger eller aktiviteter, som bør skilles ad?

Når du kender målet, bliver det lettere at vælge den rigtige detaljeringsgrad.

Byg i lag

En praktisk model er at bygge kontoplanen i tre lag:

  1. Kernekonti til salg, køb, bank, debitorer og kreditorer
  2. Driftskonti til de vigtigste omkostningsområder
  3. Specialkonti til poster, som kræver særskilt opfølgning

På den måde starter virksomheden enkelt og udvider kun, når der er et reelt behov.

Hvad skal du undgå?

  • for mange næsten identiske omkostningskonti
  • uklare kontonavne, som forskellige personer tolker forskelligt
  • midlertidige løsninger, der aldrig bliver ryddet op

Det er ofte bedre at have få tydelige konti og bruge noter eller projekter til ekstra detaljer end at sprede alt ud over for mange kontonumre.

Brug rigtige bilag som test

Den hurtigste måde at vurdere en kontoplan på er at prøve den på virkelige hændelser:

  • en salgsfaktura
  • en leverandørfaktura
  • en abonnementsbetaling
  • en bankafstemning

Hvis du er i tvivl om, hvor posterne hører hjemme, skal strukturen justeres.

Gode næste skridt

Efter den første version bør du gennemgå momskonti i kontoplanen og sikre, at den daglige bogføring faktisk følger strukturen.

Kort fortalt

Byg kontoplanen ud fra virksomhedens behov, ikke ud fra et ønske om maksimal detaljegrad. En enkel og tydelig struktur giver bedre kontrol og færre fejl.

Konti der ofte fortjener egne linjer

Disse eksempler gor det lettere at bygge en detaljeret, men brugbar struktur:

Omkostningskonti der hurtigt bliver for brede

Disse poster er ofte lettere at styre med tydeligere opdeling:

Flere konti for provisioner, finansiering og skat

Flere konti for kundekorrektioner, afhaendelser og loenflow

Flere periodiserede omkostninger og kundeforpligtelser

Flere periodiserings-, udsaettelses- og kundekonti