Regnskab for foreninger

En forening fungerer paa mange maader anderledes end en almindelig virksomhed. Der er ingen ejere, der skal tjene penge, men der er stadig medlemmer, en bestyrelse og ofte offentlige myndigheder, der forventer ordentlig styr paa tallene. Uanset om I driver en idraetsklub, en grundejerforening eller en frivillig social forening, skal regnskabet for foreningen kunne dokumentere, hvad pengene er brugt til, og at de er anvendt i overensstemmelse med foreningens formaal. Denne guide gennemgaar de forhold, der gaar igen i foreningers bogfoering og aarsregnskab.

Saerlige forhold for foreninger

Det vigtigste at forstaa er, at en forening typisk er non-profit. Indtaegterne kommer fra medlemmer, tilskud og arrangementer, ikke fra salg med fortjeneste. Det paavirker baade momsbehandling og den maade, regnskabet bygges op paa.

Hvorvidt foreningen er en selvstaendig juridisk enhed med eget CVR-nummer afhaenger af aktiviteten. Mange foreninger registreres hos Erhvervsstyrelsen for at kunne oprette en bankkonto eller modtage tilskud. Foreningens vedtaegter er styrende: de bestemmer formaalet, og regnskabet skal kunne vise, at midlerne bruges netop dertil. Bestyrelsen har ansvaret over for generalforsamlingen, og en eller flere revisorer vaelges ofte til at gennemgaa regnskabet.

Kontingenter og medlemskartotek

Kontingenter er typisk foreningens vigtigste indtaegt. For at holde styr paa dem har du brug for et medlemskartotek, der kobler hver indbetaling til et medlem.

Registrer kontingenter periodiseret, saa indtaegten hoerer til den saeson eller det aar, den daekker.
Hold restancer adskilt, saa du kan se, hvem der mangler at betale.
Afstem indbetalingerne paa bankkontoen loebende. En grundig afstemning af balancekonti sikrer, at medlemslisten og banken passer sammen.

Forudbetalte kontingenter, der daekker naeste regnskabsaar, skal staa som en gaeldspost (forudbetaling) ved aarets udgang og foerst indtaegtsfoeres, naar perioden indtraeffer.

Momsfritagelse og delvis moms

Mange foreningers kerneaktivitet er momsfritaget. Det gaelder typisk for kontingenter til foreninger med almennyttigt, socialt eller idraetsligt formaal samt for visse arrangementer. Er aktiviteten momsfritaget, opkraever foreningen ikke moms, men har til gengaeld heller ikke fradrag for moms paa de tilhoerende udgifter.

Mange foreninger har dog blandet aktivitet: en del er momsfritaget, og en del er momspligtig, fx salg i en klubcafe, sponsorater eller annoncer. Saa skal foreningen momsregistreres for den momspligtige del og opdele fradraget. Princippet for at fordele momsen er det samme som beskrevet i guiden om momsfradrag ved blandet anvendelse.

Aktivitet	Typisk momsbehandling
Kontingent til almennyttig forening	Ofte momsfritaget
Sponsorater og annoncesalg	Som regel momspligtigt
Salg i klubcafe og kiosk	Som regel momspligtigt
Offentlige tilskud	Uden for momsens omraade

Reglerne afhaenger af foreningens konkrete formaal og aktivitet, saa er du i tvivl, boer den enkelte indtaegtstype vurderes for sig. Brug eventuelt vores guides om moms og afgifter som opslagsvaerk.

Tilskud og fondsmidler

Tilskud fra kommune, stat eller fonde er en kategori for sig. Tre ting er afgoerende:

Oeremaerkning. Et tilskud er ofte bundet til et bestemt formaal. Bogfoer det paa en maade, saa du kan dokumentere, at pengene er brugt korrekt.
Periodisering. Tilskud, der daekker en fremtidig periode eller et endnu ikke afsluttet projekt, kan skulle staa som forudbetaling, indtil de er forbrugt.
Regnskabsaflaeggelse. Tilskudsgivere kraever tit et saerskilt projektregnskab, der viser indtaegter og udgifter for netop det projekt.

Opret gerne en separat dimension eller et projektnummer i bogfoeringen for hvert tilskud, saa du nemt kan traekke et projektregnskab ud uden at lave dobbeltarbejde.

Arrangementer

Loppemarkeder, staevner, fester og bankoaftner giver baade indtaegter og udgifter, der hoerer sammen. Bogfoer hvert arrangement, saa det kan vurderes for sig, og hold styr paa kontantkassen med daglig optaelling. Hvis et arrangement er momspligtigt, skal entreindtaegter, salg af mad og drikke samt sponsorater behandles efter de momsregler, der gaelder for aktiviteten.

Frivillige og godtgoerelse

Frivillige er hjerteblodet i de fleste foreninger, men de skaber ogsaa nogle saerlige posteringer. Selv om arbejdet er ulønnet, kan foreningen udbetale visse skattefrie godtgoerelser efter faste rammer, fx til telefon, internet og transport.

Foer altid bilag og dokumentation for udlaeg, der refunderes.
Holder I jer inden for reglerne for skattefri godtgoerelse, undgaar de frivillige skat af beloebene.
Koerer frivillige i egen bil for foreningen, kan reglerne om skattefri rejsegodtgoerelse vaere relevante.

Faar enkelte personer egentlig loen, fx en deltidsansat traener eller halinspektoer, gaelder de samme krav som for andre arbejdsgivere med indeholdelse og indberetning.

Foreningens aarsregnskab

Ved aarets afslutning aflaegges et aarsregnskab, som godkendes paa generalforsamlingen. For mange smaa foreninger er det et internt regnskab efter vedtaegterne, mens stoerre eller erhvervsdrivende foreninger kan vaere omfattet af krav om en egentlig aarsrapport efter aarsregnskabsloven.

Et typisk foreningsregnskab indeholder:

En resultatopgoerelse med aarets indtaegter og udgifter.
En balance med foreningens aktiver, gaeld og egenkapital (formue).
Eventuelle noter og saerskilte projektregnskaber for tilskud.

Sammen med revisor gennemgaas tallene inden generalforsamlingen. Vores guide til aarsafslutning og aarsrapport beskriver de generelle trin, der ogsaa kan bruges af en forening.

Bogfoering

Den loebende bogfoering er fundamentet under det hele. Brug en overskuelig dansk kontoplan tilpasset foreningens aktiviteter, saa du fx kan adskille kontingenter, tilskud, arrangementer og driftsudgifter.

Bogfoer loebende, saa tallene altid er aktuelle for bestyrelsen.
Gem alle bilag digitalt og foer en klar adskillelse mellem foreningens og medlemmernes oekonomi.
Afstem banken jaevnligt, saa fejl opdages tidligt.

Et fast rytme i bogfoeringen goer baade revisionen og generalforsamlingen langt lettere, fordi tallene altid er klar til at blive forklaret.