Regnskab for restauration

Restaurant- og cafedrift er en af de mest kontante og bilagstunge brancher, der findes. Mange små salg gennem dagen, kort og kontanter side om side, råvarer der fordærver, og et personale der ofte er den største udgift. Det stiller særlige krav til regnskabet, fordi fejl let bliver mange og svære at finde bagud. Denne guide gennemgår de forhold, der er specifikke for restauration, så du får en dagsopgørelse, der stemmer, en korrekt moms og et overblik over svind og personaleomkostninger. Se også vores øvrige brancheguides til regnskab for tilgrænsende fag.

Saerlige forhold for restauration

Restauration adskiller sig fra de fleste andre brancher på fire punkter, som tilsammen former hele bogføringen:

• Mange små transaktioner hver dag, hvor det enkelte salg sjældent har sit eget bilag.
• Kontanter og kort blandet, så kassen skal afstemmes fysisk og elektronisk.
• Fordærvelige råvarer, der giver et naturligt og løbende svind.
• Et stort timelønnet personale med skiftehold, tillæg og ofte drikkepenge.

Fordi salget registreres samlet via kassesystemet og ikke som enkeltfakturaer, er det kassesystemet og den daglige opgørelse, der bærer hele indtægtssiden af dit regnskab. Bliver den sjusket, smitter det af på både moms og årsrapport.

Kassesystem og dagsopgoerelse

Et godkendt kassesystem er rygraden i restaurantens regnskab. Det registrerer hvert salg, fordeler det på momssatser og varegrupper og danner grundlag for den daglige Z-bon. Skattestyrelsen stiller krav om digital salgsregistrering i kontantbrancher, og kassesystemet skal kunne dokumentere det fulde salg uden huller i bonnummereringen.

Hver dag bør du lave en dagsopgørelse, hvor kassesystemets Z-bon afstemmes mod det, der faktisk er kommet ind på kort og i kontanter. En typisk opgørelse ser sådan ud:

En lille difference er normal, men store eller systematiske afvigelser skal undersøges. Den tekniske fremgangsmåde er beskrevet i guiden om dagsopgoerelse af kasse og kort.

Kontant og kort

Kontantsalg kræver ekstra disciplin, fordi pengene fysisk kan forsvinde, og fordi myndighederne ser skarpt på kontantbrancher. Selve beholdningen bogføres på kontoen for kasse i kontoplanen. Tæl kassen op ved hver vagtafslutning, hold en fast byttepengebeholdning og bank kontanterne ind løbende frem for at lade dem hobe sig op. Føres salget korrekt, er kontanter ikke et problem, men de skal kunne følges fra bon til bankindbetaling.

Kortbetalinger afstemmes mod indløserens afregning, der typisk rammer banken dagen efter. Husk at bogføre transaktionsgebyret som en omkostning, så kortindtægten ikke ser for høj ud. Mere om den løbende kontanthåndtering finder du i guiden om kassebog og kontantsalg.

Moms paa mad og drikke

Salg af mad og drikke er momspligtigt, og du opkræver moms med den gældende sats på dit salg. Til gengæld kan du som hovedregel trække købsmomsen fra på dine råvareindkøb, emballage og driftsudgifter. Det er vigtigt, at kassesystemet fordeler salget korrekt, så salgsmomsen beregnes rigtigt fra dag ét.

Vær opmærksom på de poster, hvor fradraget er begrænset:

• Restaurationsbesøg og bespisning af forretningsforbindelser har kun delvist momsfradrag.
• Repræsentation behandles anderledes end almindelig drift.
• Personalegoder som fri kost kan udløse særlige regler.

For den almindelige drift gælder de normale regler, men grænsetilfældene er nemme at forveksle. Læs mere i vores guides om moms og afgifter og om repraesentation kontra reklame.

Svind og vareforbrug

I restauration er svind en uundgåelig del af driften. Råvarer fordærver, retter kasseres, og personalet får ofte personalemad. Det betyder, at dit vareforbrug næsten altid er højere end det, der teoretisk svarer til det solgte. Et stort, men stabilt svind er normalt, mens et pludseligt stigende svind kan være tegn på spild, fejl i indkøb eller direkte tyveri.

Hold styr på vareforbruget ved at:

• registrere alle råvareindkøb som varekøb løbende
• lave optælling af lager ved periodeafslutning
• følge dækningsgraden måned for måned
• skille personalemad og kassationer ud, så de kan vurderes for sig

Et godt dækningsbidrag er kernen i en sund restaurant, og det forudsætter, at vareforbruget bogføres korrekt på de rigtige konti i den danske kontoplan.

Drikkepenge og personale

Personaleomkostninger er typisk restaurantens største udgift. Løn til timelønnet personale, tillæg for aften og weekend, feriepenge og pension skal håndteres korrekt i lønsystemet og bogføres som omkostning. Står du foran at ansætte, så start med guiden om at ansaet din foerste medarbejder.

Drikkepenge kræver særlig opmærksomhed. Gives de kontant direkte til personalet, indgår de normalt ikke i restaurantens omsætning. Bliver de derimod betalt via kortterminalen og udbetalt af virksomheden, skal de behandles som en del af lønnen med skat og afgifter. Aftal en klar model fra start, så fordelingen er ens hver gang og kan dokumenteres.

Afgifter

Ud over moms møder restauranter en række afgifter, som du skal kende. Servering af alkohol kræver typisk en alkoholbevilling, og visse varer er pålagt punktafgifter, der allerede er indeholdt i indkøbsprisen fra leverandøren. Hertil kommer eventuelle gebyrer for musik, udeservering og lignende. Disse beløb er driftsomkostninger, der skal bogføres for sig, så du kan se den reelle pris på at have et fuldt udskænkningssted.

Bogfoering

Den løbende bogføring i restauration bygger på faste rutiner. Når dagsopgørelsen er på plads, er resten en disciplin i at gøre det samme hver dag og hver måned:

1. Bogfør dagens salg fra Z-bon fordelt på moms og varegrupper.
2. Afstem kort mod indløserafregning og kontanter mod kassen.
3. Registrer råvareindkøb og driftsudgifter med korrekt købsmoms.
4. Kør løn og bogfør personaleomkostninger inklusive tillæg.
5. Afstem banken løbende, så fejl fanges hurtigt.

Følges rutinen, bliver både momsangivelsen til Skattestyrelsen og den årlige aarsrapport til Erhvervsstyrelsen en langt enklere opgave. Et samlet overblik over selve bogføringen finder du i vores guides om regnskab .

Relateret laesning

• dagsopgoerelse af kasse og kort
• kassebog og kontantsalg
• ansaet din foerste medarbejder
• guides om moms og afgifter
• brancheguides til regnskab