Bogføringsloven og digitale krav

Den nye bogføringslov har ændret måden, danske virksomheder skal håndtere deres regnskab på. Hvor bogføring tidligere kunne klares med papirbilag og løse regneark, stiller loven nu konkrete krav om et digitalt bogføringssystem, sikker opbevaring og et tydeligt spor fra bilag til registrering. For langt de fleste virksomheder betyder det, at digital bogføring ikke længere er en mulighed, men en pligt.

Denne guide forklarer de centrale krav i bogføringsloven, hvad de betyder i praksis, og hvordan du sikrer, at din virksomhed er på rette side af reglerne. Vil du have det fulde overblik over selve loven, kan du også læse vores gennemgang af dansk bogføringslov .

Hvorfor en ny bogføringslov?

Formålet med loven er at gøre bogføringen mere digital, mere ensartet og lettere at kontrollere. Når data ligger struktureret i et godkendt system, bliver det enklere for både virksomheden selv, revisor og myndigheder som Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen at følge transaktionerne. Samtidig reducerer digitaliseringen risikoen for fejl, tabte bilag og snyd.

Loven omfatter både selskaber som ApS og personligt ejede virksomheder som enkeltmandsvirksomhed, men kravene rammer ikke alle på samme tidspunkt. Det afhænger blandt andet af virksomhedsform, omsætning og pligten til at aflægge årsrapport.

Krav til et digitalt bogføringssystem

Kernen i loven er, at bogføringen som udgangspunkt skal ske i et digitalt bogføringssystem. Et system skal blandt andet kunne:

• registrere og opbevare alle transaktioner løbende og systematisk
• opbevare bilag, så de kan knyttes til de enkelte registreringer
• understøtte automatisk backup af registreringer og bilag
• understøtte sikker behandling af data, herunder adgangsstyring

Der skelnes mellem registrerede standardsystemer, som udbyderen anmelder til Erhvervsstyrelsen, og specialudviklede systemer, hvor virksomheden selv har ansvaret for at dokumentere, at kravene er opfyldt. Vælger du et registreret standardsystem, ligger en stor del af compliance allerede i værktøjet. Læs mere om, hvordan du finder det rigtige værktøj, i vores guide til at vælge digitalt bogføringssystem .

Registrering af systemer

Udbydere af standard bogføringssystemer skal anmelde og registrere deres systemer hos Erhvervsstyrelsen og leve op til de tekniske krav i loven. For dig som virksomhed betyder det, at du bør sikre dig, at det system, du bruger, fremgår som registreret. Bruger du i stedet en specialløsning eller et internt udviklet system, skal du selv kunne dokumentere, at det opfylder kravene til opbevaring, backup og transaktionsspor.

Opbevaring i fem år

Et grundlæggende princip er, at regnskabsmateriale skal opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder både bilag, registreringer og den dokumentation, der knytter sig til bogføringen.

Materialet skal opbevares, så det uden videre kan findes frem og læses i hele perioden. Du kan dykke ned i detaljerne i vores guide til arkivering af regnskabsmateriale .

Transaktionsspor og kontrolspor

To begreber er afgørende for at forstå loven:

• Transaktionsspor: sammenhængen mellem de enkelte registreringer og det samlede regnskab, så man kan følge en transaktion fra bilag til årsrapport og tilbage igen.
• Kontrolspor: den dokumentation, der gør det muligt at verificere, at en registrering bygger på et reelt og korrekt bilag.

Tilsammen sikrer de, at regnskabet kan gennemskues og efterprøves. Et godt digitalt system opbygger sporet automatisk, hver gang du bogfører. Vil du forstå sammenhængen bedre, så læs om kontrolspor og transaktionsspor .

Backup og sikkerhed

Loven kræver, at registreringer og bilag sikres mod tab og uautoriseret adgang. I praksis handler det om:

• automatisk backup af både registreringer og bilag
• opbevaring af backup adskilt fra det daglige system
• adgangsstyring, så kun relevante personer kan ændre data
• sikker behandling af persondata efter GDPR

For mange små virksomheder er en cloudbaseret løsning den enkleste vej, fordi backup og sikkerhed indgår som en del af tjenesten. Læs mere om datasikkerhed og GDPR i regnskabet og om fordelene ved digital bogføring og automatisering .

Tidsplan og overgangsregler

Kravene er trådt i kraft trinvist. Pligten til at bruge et digitalt bogføringssystem afhænger blandt andet af, om virksomheden er bogføringspligtig efter loven, og hvilken virksomhedsform der er tale om. Selskaber med pligt til at aflægge årsrapport er typisk omfattet før de mindste personligt ejede virksomheder.

Fordi datoerne afhænger af din konkrete situation, bør du tjekke den gældende tidsplan hos Erhvervsstyrelsen og sikre, at dit system er på plads i god tid. Få overblik over, hvem der er omfattet, i vores guide om pligt til digital bogføring .

Konsekvenser ved manglende overholdelse

Bogføringsloven er ikke uforpligtende. Manglende overholdelse kan føre til:

• påbud fra Erhvervsstyrelsen om at bringe forholdene i orden
• bøder ved alvorlige eller gentagne overtrædelser
• problemer ved kontrol fra Skattestyrelsen, hvis transaktionssporet mangler
• vanskeligheder med at få godkendt regnskab og CVR-baserede oplysninger

I praksis er den største risiko, at et uklart eller mangelfuldt spor gør det svært at dokumentere virksomhedens tal. Et registreret digitalt system, en fast rutine og en gennemtænkt dansk kontoplan er den bedste forsikring mod problemer.

Kort fortalt

Bogføringsloven gør digital bogføring til normen. Du skal bruge et godkendt eller veldokumenteret digitalt bogføringssystem, opbevare materiale i fem år, sikre transaktionsspor og kontrolspor samt have styr på backup og sikkerhed. Kommer du på plads i god tid, bliver compliance en naturlig del af hverdagen frem for en hovedpine ved årsafslutningen.

Relaterede guides

• Digital bogføring og automatisering
• Vælg digitalt bogføringssystem
• Opbevaring af regnskabsmateriale
• Guides om regnskab