Kunde og leverandørdata ved migrering

Kunde og leverandørdata ved migrering handler om at gøre digital bogføring praktisk, kontrollerbar og mindre afhængig af enkeltpersoner. Stamdata styrer fakturaer, e-fakturaer, betalinger og moms, så fejl flytter hurtigt videre til hele regnskabet. Guiden giver en praktisk metode til at rydde op før importen.

Guiden er skrevet til bogholdere der vil undgå dubletter, fejlbetalinger og forkerte fakturaer efter systemskifte. Den hjælper dig med at omsætte systemkrav, bilagsflow og ansvar til en rutine, der kan bruges i den daglige økonomifunktion.

Myndighedsramme

Brug Erhvervsstyrelsens vejledning som ramme for vurderingen. Det afgørende er ikke kun, om virksomheden har et digitalt værktøj, men om registreringer, bilag, sikkerhedskopi og adgang kan forklares som en samlet proces. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en afsluttet måned og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: fjern dubletter og gamle testkunder, kontroller CVR, EAN, betalingsoplysninger og mailadresser og standardiser betalingsbetingelser og valuta. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at importere inaktive leverandører med gamle bankkonti, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Fjern dubletter og gamle testkunder.
Kontroller CVR, EAN, betalingsoplysninger og mailadresser.
Standardiser betalingsbetingelser og valuta.
Marker leverandører med særlige momskoder eller betalingsflows.
Lav stikprøver på de største kunder og leverandører efter import.

Kør arbejdsgangen på en virkelig periode, før du ændrer rutinen permanent. En test med rigtige bilag viser hurtigere, hvor ansvaret er uklart.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
System	Vælg eller dokumenter hvordan bogføringssystemet opfylder processen	Systemnotat og leverandørdokumentation
Bilag	Gem dokumentation tæt på posteringen	Faktura, kvittering, kontrakt eller beregning
Adgang	Giv rettigheder efter rolle og ansvar	Brugerliste og godkendelsesflow
Afstemning	Kontroller data før rapportering og indberetning	Afstemningsnotat og rapportudtræk

Når et kontrolpunkt fejler, bør løsningen være procesforbedring frem for en fast manuel rettelse hver måned.

Faldgruber

At importere inaktive leverandører med gamle bankkonti.
At mangle EAN på offentlige kunder.
At blande private og erhvervskunder uden markering.
At overse kreditnota- og rabataftaler i stamdata.

Faldgruberne bør bruges som tjekpunkter ved månedsluk. De er små nok til at virke banale, men dyre hvis de gentages.

I ReAI

I ReAI bør du samle faktura, bilag, bank, moms og rapportering i én arbejdsgang. Start med de data, der oftest skaber fejl: stamdata, momskoder, åbne poster, brugerroller og bilagsmangler. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.