SAF-T for ikke-registrerede systemer

SAF-T for ikke-registrerede systemer handler om at gøre bogføringsdata klar til standardiseret deling. For ikke-registrerede systemer bør SAF-T håndteres ekstra konservativt, fordi virksomheden selv skal kunne dokumentere meget af setup’et. Artiklen viser, hvilke spørgsmål der bør afklares med udviklere, rådgivere og ledelse.

Guiden er skrevet til virksomheder med egne eller ikke-registrerede bogføringssystemer. Den er praktisk orienteret: først datakvalitet, derefter test, dokumentation og dialog med systemleverandør.

Myndighedsramme

Den bedste forberedelse frem mod 2027 er at teste, om regnskabsdata kan forklares uden lokalkendskab. Konti, momskoder, kunder, leverandører og manuelle posteringer bør derfor have en tydelig struktur. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en afstemt periode og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: afklar hvilket SAF-T niveau systemet kan eksportere, dokumenter felter, mapping og kendte begrænsninger og test eksport mod afstemte perioder. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at antage at egen eksport er tilstrækkelig uden test, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Afklar hvilket SAF-T niveau systemet kan eksportere.
Dokumenter felter, mapping og kendte begrænsninger.
Test eksport mod afstemte perioder.
Sørg for separat backup af data og bilag.
Vurder om et registreret system er mindre risikabelt.

Sæt leverandørdialog og intern datakontrol i samme plan. Systemet kan levere formatet, men virksomheden skal levere forståelige data.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Data	Hold kontoplan, stamdata og posteringer konsistente	Hovedbog, kontoplan og mappingnotat
Eksport	Test udtræk mod afstemte perioder	Eksportlog og kontrolsummer
Bilag	Bevar kobling mellem postering og dokumentation	Bilagsindeks og stikprøver
Ansvar	Aftal hvem der følger leverandørens SAF-T-plan	Procesnote og beslutningslog

Hvis en kontrol kræver lokalkendskab, bør den dokumenteres. SAF-T-data skal helst kunne læses uden at kende alle gamle vaner i virksomheden.

Faldgruber

At antage at egen eksport er tilstrækkelig uden test.
At mangle dokumentation for mapping.
At overse bilag og stamdata.
At udskyde vurderingen fordi kravet virker teknisk.

Gamle data skal ikke være perfekte, men de skal være forståelige nok til at blive afstemt og forklaret.

I ReAI

I ReAI bør SAF-T-forberedelsen begynde med ryddelige data. Kontoplan, kunder, leverandører, bilag og manuelle rettelser skal kunne forklares, før en standardeksport for alvor giver værdi. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.