SAF-T import ved systemskifte

SAF-T import ved systemskifte handler om at gøre bogføringsdata klar til standardiseret deling. Import er kun så god som mapping, validering og afstemning efter filen er læst ind. Artiklen viser, hvordan du planlægger import uden at gøre standardfilen til en sort boks.

Guiden er skrevet til virksomheder der modtager bogføringsdata fra et tidligere system. Den er praktisk orienteret: først datakvalitet, derefter test, dokumentation og dialog med systemleverandør.

Myndighedsramme

SAF-T bør behandles som et spørgsmål om datakvalitet før det behandles som et filformat. Erhvervsstyrelsen beskriver formatet som en standard for datadeling, og registrerede systemer skal kunne understøtte version 2 fra 1. januar 2027. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en afstemt periode og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: lav testimport i et lukket miljø, kontroller kontoplanmapping og momskoder og afstem totaler før og efter import. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at importere direkte i drift uden test, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Lav testimport i et lukket miljø.
Kontroller kontoplanmapping og momskoder.
Afstem totaler før og efter import.
Marker poster der kun importeres som historik.
Gem importlog og beslutninger om fravalg.

SAF-T-forberedelse bliver mest nyttig, når den kobles til almindelig datakvalitet. Eksporten skal ikke bare kunne dannes, den skal også kunne forklares.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Data	Hold kontoplan, stamdata og posteringer konsistente	Hovedbog, kontoplan og mappingnotat
Eksport	Test udtræk mod afstemte perioder	Eksportlog og kontrolsummer
Bilag	Bevar kobling mellem postering og dokumentation	Bilagsindeks og stikprøver
Ansvar	Aftal hvem der følger leverandørens SAF-T-plan	Procesnote og beslutningslog

Kontrollerne skal gøre eksporten forklarlig. En teknisk gyldig fil er mindre værd, hvis kontoplan og stamdata ikke kan forstås.

Faldgruber

At importere direkte i drift uden test.
At overse valuta og dimensioner.
At acceptere advarsler uden forklaring.
At blande historik og åbne poster.

SAF-T-fejl er ofte symptomer på almindelige dataproblemer. Ret derfor årsagen i kontoplan, stamdata eller proces, ikke kun eksporten.

I ReAI

I ReAI bør SAF-T-forberedelsen begynde med ryddelige data. Kontoplan, kunder, leverandører, bilag og manuelle rettelser skal kunne forklares, før en standardeksport for alvor giver værdi. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.