Afsendelseslog for e-faktura

Afsendelseslog for e-faktura handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Afsendelsesloggen er en del af den praktiske kontrol med elektroniske fakturaer. Artiklen viser, hvordan loggen bruges ved afvisning, rykker og månedsafslutning.

Guiden er skrevet til bogholdere der vil dokumentere, hvad der er sendt, hvornår og med hvilken status. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: gem afsendelsestidspunkt og dokument-id, noter teknisk status og eventuel afvisningsårsag og kobl loggen til faktura og kunde. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at slette statusdata efter genafsendelse, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Gem afsendelsestidspunkt og dokument-id.
Noter teknisk status og eventuel afvisningsårsag.
Kobl loggen til faktura og kunde.
Gennemgå åbne afsendelser ved månedsluk.
Bevar log fra gammelt system ved migration.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At slette statusdata efter genafsendelse.
At mangle dokumentation for første afsendelse.
At lade åbne fejl ligge uden ejer.
At forveksle leveret med betalt.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

I ReAI bør e-faktura være en del af fakturaflowet, ikke et separat efterarbejde. Stamdata, validering, afsendelsesstatus, kreditnota og betaling skal kunne følges fra samme kundesag. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.