E-faktura stamdata og CVR

E-faktura stamdata og CVR handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. CVR, EAN, adresse, land og referencefelter er små datafelter med stor betydning for e-faktura. Guiden viser, hvordan stamdata bliver en fast del af fakturakontrollen.

Guiden er skrevet til virksomheder der vil reducere afvisninger gennem bedre kundedata. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

E-fakturering bør kobles til bogføringen, så afsendelse, afvisning, kreditnota, betaling og arkiv kan følges samme sted. Ellers bliver formatet digitalt, men processen stadig manuel. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: valider CVR og juridisk navn ved kundeoprettelse, gem EAN eller Peppol-id på den relevante modtager og skeln mellem faktureringsadresse og leveringsadresse. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at bruge samme kundekort til flere juridiske enheder, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Valider CVR og juridisk navn ved kundeoprettelse.
Gem EAN eller Peppol-id på den relevante modtager.
Skeln mellem faktureringsadresse og leveringsadresse.
Registrer kundens referencekrav.
Gennemgå stamdata efter afvisninger.

Hold afsendelsesstatus tæt på fakturaen. Ellers er det svært at skelne mellem sendt, accepteret, afvist og betalt.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Brug kontrollerne sammen med debitoropfølgning, så tekniske afvisninger ikke blandes sammen med langsom betaling.

Faldgruber

At bruge samme kundekort til flere juridiske enheder.
At mangle landekode ved udenlandske kunder.
At have gamle kontaktpersoner i referencefeltet.
At rette stamdata på fakturaen men ikke i kundekortet.

Tekniske fejl og betalingsproblemer skal holdes adskilt. Ellers bliver debitoropfølgningen upræcis.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.