E-faktura ved systemskifte

E-faktura ved systemskifte handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. E-fakturaflowet skal testes særskilt ved systemskifte, fordi små stamdatafejl kan stoppe afsendelse og betaling. Artiklen giver en migrationscheckliste for afsendelse, modtagelse og arkiv.

Guiden er skrevet til virksomheder der skifter faktura- eller bogføringssystem. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

E-fakturering bør kobles til bogføringen, så afsendelse, afvisning, kreditnota, betaling og arkiv kan følges samme sted. Ellers bliver formatet digitalt, men processen stadig manuel. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: eksporter gamle fakturaer, kreditnotaer og statusdata, kontroller EAN, Peppol-id og referencefelter i nye kundekort og test en faktura og en kreditnota før go-live. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at miste historiske kvitteringer, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Eksporter gamle fakturaer, kreditnotaer og statusdata.
Kontroller EAN, Peppol-id og referencefelter i nye kundekort.
Test en faktura og en kreditnota før go-live.
Afklar hvordan afvisninger håndteres i overgangsperioden.
Gem gammel afsendelseslog i læsbart arkiv.

Hold afsendelsesstatus tæt på fakturaen. Ellers er det svært at skelne mellem sendt, accepteret, afvist og betalt.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Brug kontrollerne sammen med debitoropfølgning, så tekniske afvisninger ikke blandes sammen med langsom betaling.

Faldgruber

At miste historiske kvitteringer.
At ændre fakturanummerserie uden plan.
At overse kunder med særlige referencekrav.
At lukke gammelt system før åbne e-fakturaer er afklaret.

Tekniske fejl og betalingsproblemer skal holdes adskilt. Ellers bliver debitoropfølgningen upræcis.

I ReAI

I ReAI bør e-faktura være en del af fakturaflowet, ikke et separat efterarbejde. Stamdata, validering, afsendelsesstatus, kreditnota og betaling skal kunne følges fra samme kundesag. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.