EAN stamdata i regnskabssystemet

EAN stamdata i regnskabssystemet handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. EAN eller GLN skal være korrekt placeret i kundestamdata, ellers kan fakturaen ende forkert eller blive afvist. Artiklen viser, hvordan du vedligeholder offentlige kundedata mere sikkert.

Guiden er skrevet til virksomheder der fakturerer kommuner, regioner eller statslige kunder. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: indsaml EAN, reference og kontaktperson ved aftaleindgåelse, gem EAN på den konkrete kundeenhed, ikke kun hovedkunden og kontroller ændringer ved nye rekvisitioner. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at bruge kommunens hoved-EAN til alle afdelinger, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Indsaml EAN, reference og kontaktperson ved aftaleindgåelse.
Gem EAN på den konkrete kundeenhed, ikke kun hovedkunden.
Kontroller ændringer ved nye rekvisitioner.
Test første faktura med små beløb hvis muligt.
Ryd op i gamle offentlige kundekort.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At bruge kommunens hoved-EAN til alle afdelinger.
At skrive reference i fritekst uden validering.
At genbruge gamle EAN-data fra tidligere projekter.
At mangle rutine for nye institutioner.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.