Fakturavalidering før afsendelse

Fakturavalidering før afsendelse handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Validering før afsendelse er billigere end oprydning efter afvisning. Artiklen giver en praktisk kontrol, der passer til både PDF-faktura og e-faktura.

Guiden er skrevet til virksomheder der vil undgå kreditnotaer, afvisninger og forsinkede betalinger. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: kontroller kunde, CVR, EAN og reference, gennemgå varelinjer, priser og rabatter og valider moms, valuta og totaler. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at sende faktura før leverancen er afklaret, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Kontroller kunde, CVR, EAN og reference.
Gennemgå varelinjer, priser og rabatter.
Valider moms, valuta og totaler.
Sørg for korrekt fakturanummer og dato.
Gem godkendelse før faktura sendes.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At sende faktura før leverancen er afklaret.
At mangle kundens indkøbsreference.
At rette beløb uden at opdatere moms.
At lade en afvist faktura stå uden ejer.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.