NemHandel kvitteringer og status

NemHandel kvitteringer og status handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Levering af e-faktura bør følges med status og kvittering, ikke kun med antagelsen om at send-knappen virkede. Guiden viser, hvordan du bruger kvitteringer i fakturaopfølgning og bogføring.

Guiden er skrevet til virksomheder der vil vide, om en elektronisk faktura faktisk er nået frem. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: gem teknisk status sammen med fakturaen, følg op på afviste eller uafklarede forsendelser og aftal hvem der overvåger e-fakturaudbakken. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at tro at afsendt betyder accepteret, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Gem teknisk status sammen med fakturaen.
Følg op på afviste eller uafklarede forsendelser.
Aftal hvem der overvåger e-fakturaudbakken.
Registrer rettelser med kreditnota eller ny afsendelse.
Brug status i debitoropfølgningen.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At tro at afsendt betyder accepteret.
At mangle ansvar for afviste dokumenter.
At genudsende uden at forstå fejlen.
At bogføre omsætning uden klar fakturastatus.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.