Offentlige kunders fakturakrav 2026

Offentlige kunders fakturakrav 2026 handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Offentlige kunder kræver ofte korrekt e-faktura, EAN og reference før betalingen kan godkendes. Guiden viser, hvordan du samler kravene allerede ved tilbud eller ordre.

Guiden er skrevet til leverandører der fakturerer kommuner, regioner, stat og offentlige institutioner. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

E-fakturering bør kobles til bogføringen, så afsendelse, afvisning, kreditnota, betaling og arkiv kan følges samme sted. Ellers bliver formatet digitalt, men processen stadig manuel. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: spørg efter EAN, reference og fakturakrav før levering, opret den offentlige enhed som særskilt kunde hvis nødvendigt og brug e-fakturaformat gennem system eller fakturablanket. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at sende PDF til en offentlig fakturamail, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Spørg efter EAN, reference og fakturakrav før levering.
Opret den offentlige enhed som særskilt kunde hvis nødvendigt.
Brug e-fakturaformat gennem system eller fakturablanket.
Kontroller status efter afsendelse.
Følg op på afvisning med rettet dokumentation.

Hold afsendelsesstatus tæt på fakturaen. Ellers er det svært at skelne mellem sendt, accepteret, afvist og betalt.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Brug kontrollerne sammen med debitoropfølgning, så tekniske afvisninger ikke blandes sammen med langsom betaling.

Faldgruber

At sende PDF til en offentlig fakturamail.
At mangle ordre- eller rekvisitionsnummer.
At fakturere forkert enhed i en stor kommune.
At vente med at rette afvist faktura.

Tekniske fejl og betalingsproblemer skal holdes adskilt. Ellers bliver debitoropfølgningen upræcis.

I ReAI

I ReAI bør e-faktura være en del af fakturaflowet, ikke et separat efterarbejde. Stamdata, validering, afsendelsesstatus, kreditnota og betaling skal kunne følges fra samme kundesag. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.