OIO-faktura og Peppol BIS i Danmark
Guide til e-fakturering i Danmark — OIO-faktura og Peppol BIS for virksomheder, der sælger til det offentlige.
OIO-faktura og Peppol BIS er de to e-faktureringsformater, der bruges, når danske virksomheder sender fakturaer til offentlige kunder. Pligten er fastsat i lov, og en almindelig PDF-faktura accepteres ikke som elektronisk faktura efter reglerne. En e-faktura er en struktureret datafil — ikke et billede af en faktura — som modtagerens system kan læse og bogføre automatisk.
For en mindre virksomhed er den nemmeste vej at bruge et bogføringssystem, der kan generere og afsende disse formater automatisk via Nemhandel eller en Peppol-adgangspunktudbyder. Denne artikel hører til vores samlede overblik over e-faktura og compliance, hvor du finder de tilstødende emner om formater, indberetning og dokumentation.
Forskellen på OIO-faktura og Peppol BIS
| Format | Anvendelse | Status |
|---|---|---|
| OIOUBL (OIO-faktura) | dansk standard for offentlige | bruges fortsat, fases gradvist over til BIS |
| Peppol BIS Billing 3.0 | europæisk standard | obligatorisk for grænseoverskridende offentlige |
| bilag, ikke e-faktura | kan ikke erstatte de to ovenstående |
Begge formater bygger på UBL (Universal Business Language) og indeholder derfor de samme grundlæggende felter, men de afvikles over forskellige netværk. OIO-faktura sendes typisk via Nemhandel-infrastrukturen, mens Peppol BIS sendes via Peppol-netværket gennem et registreret adgangspunkt. For en uddybning af det danske format, se vores artikel om OIOUBL og NemHandel, og for det internationale netværk se Peppol og internationale e-fakturaer.
Læs mere på virk.dk om Nemhandel og hos Erhvervsstyrelsen .
Hvornår skal du sende e-faktura?
- al fakturering til staten, regioner og kommuner
- visse selvejende institutioner med offentlig finansiering
- forsyningsvirksomheder over EU-tærskelværdier
Private kunder kan stadig modtage almindelig PDF, men flere store private virksomheder vælger Peppol BIS frivilligt for at automatisere indkøb. Tendensen går mod, at e-faktura bliver normen også uden for det offentlige, fordi det fjerner manuel indtastning og fejl i begge ender.
Hvad indeholder en e-faktura?
En gyldig OIO- eller BIS-faktura skal have:
- entydigt fakturanummer
- CVR-nummer på sælger og køber
- EAN-nummer på offentlig modtager
- referenceperson eller sagsnummer
- moms specificeret pr. linje med korrekt sats
- betalingsoplysninger (kontonummer eller FI-kortnummer)
EAN-nummeret (et 13-cifret GLN-lokationsnummer) afgør, hvilken offentlig enhed fakturaen havner hos — er det forkert, kommer fakturaen aldrig frem. Brug gerne vores EAN-13 generator til at validere lokationsnumre.
Praktiske trin
- Vælg et bogføringssystem med Nemhandel- eller Peppol-integration.
- Få tildelt et Peppol-ID via en adgangspunktudbyder.
- Test forsendelse til en testmodtager før første rigtige faktura.
- Sikr at moms specificeres korrekt jævnfør moms og momsregnskab .
- Gem en kopi i bogføringen jævnfør reglerne om opbevaring af regnskabsmateriale.
Typiske fejl
- EAN-nummer er forkert eller mangler
- referenceperson er ikke udfyldt — fakturaen afvises
- moms er ikke specificeret korrekt pr. linje
- valuta angives ikke (DKK skal stå eksplicit ved tvivl)
Når en faktura afvises, skal du kunne dokumentere både den oprindelige forsendelse og den korrigerede genfremsendelse. Det hænger sammen med kravet om et tydeligt kontrolspor og transaktionsspor, så hver e-faktura kan følges fra afsendelse til bogføring. Se også obligatoriske oplysninger på en faktura .
Afslutning
E-fakturering er et lovkrav ved offentlige kunder, men det er også en effektiv måde at automatisere indtægtsregistreringen på. Få det fulde overblik over området i vores samling om e-faktura og compliance og i hovedafsnittet om regnskab. Brug vores gratis faktura som hurtig løsning og vores bogføringsguides til den løbende rytme. Se priser