OIOUBL og NemHandel

Sælger du varer eller ydelser til en kommune, en region eller en statslig institution, kan du ikke bare sende en almindelig PDF-faktura. Offentlige myndigheder i Danmark er forpligtet til at modtage elektroniske fakturaer i et bestemt format, og din virksomhed skal levere fakturaen ad den vej. De to nøglebegreber er OIOUBL, som er selve fakturaformatet, og NemHandel, som er den infrastruktur, fakturaen sendes igennem. Denne guide forklarer, hvordan det hænger sammen, og hvad du skal have styr på, før den første faktura ryger afsted.

Krav om e-faktura til det offentlige

Det har i mange år været lovpligtigt at fakturere det offentlige elektronisk. Sender du en faktura til en offentlig kunde, skal den afleveres digitalt i et struktureret format, så modtageren kan indlæse den automatisk i sit økonomisystem. En PDF, et regneark eller et indscannet papirdokument tæller ikke som en elektronisk faktura i lovens forstand, selv om filen er digital.

Reglen gælder uanset virksomhedens størrelse. Både en enkeltmandsvirksomhed og et ApS skal kunne sende e-fakturaer, hvis kundekredsen omfatter offentlige myndigheder. Konsekvensen ved at sende et forkert format er typisk, at fakturaen afvises og ikke bliver betalt, før den er sendt korrekt.

OIOUBL-formatet

OIOUBL står for OIO Universal Business Language og er den danske tilpasning af den internationale UBL-standard. Det er et XML-baseret format, hvor hvert felt i fakturaen har en fast struktur og betydning. Modtagerens system kan derfor læse beløb, momssatser, varelinjer og betalingsoplysninger uden manuel indtastning.

Du skal sjældent forholde dig til selve XML-koden. Et moderne regnskabs- eller faktureringssystem genererer OIOUBL-filen automatisk, når du udfylder fakturaen som normalt. Det vigtige er, at de oplysninger, du indtaster, er fuldstændige og korrekte, for det er dem, der oversættes til formatets felter.

OIOUBL er den danske vej, men det internationale Peppol BIS-format vinder frem og bruges også til danske myndigheder. Vil du forstå forskellen, kan du læse mere om OIO-faktura og Peppol BIS og om Peppol og internationale e-fakturaer .

NemHandel og infrastrukturen

Hvor OIOUBL er formatet, er NemHandel den infrastruktur, der transporterer fakturaen fra dig til myndigheden. Du kan tænke på det som postnettet for elektroniske fakturaer: dit system afleverer OIOUBL-dokumentet til NemHandel, og NemHandel sørger for, at det når frem til den rette offentlige modtager.

Selve afsendelsen sker via et adgangspunkt (et access point), som dit regnskabssystem eller en serviceudbyder stiller til rådighed. For dig som afsender betyder det i praksis, at du trykker “send”, og infrastrukturen klarer resten, så længe modtageroplysningerne er korrekte.

EAN-nummer som modtager

Offentlige myndigheder identificeres typisk med et EAN-nummer (også kaldet et GLN-lokationsnummer). Det er et 13-cifret tal, der angiver præcis hvilken afdeling eller enhed hos myndigheden, fakturaen skal sendes til. En stor kommune kan have mange forskellige EAN-numre, ét pr. forvaltning eller institution.

Du skal altid have det korrekte EAN-nummer fra kunden, før du fakturerer. Bestiller en offentlig kunde noget hos dig, bør du bede om EAN-nummeret allerede ved aftaleindgåelsen. Vil du forstå opbygningen af denne type numre, kan du bruge vores EAN-13 generator som et hjælpeværktøj.

Registrering i NemHandelsRegisteret

For at kunne modtage elektroniske fakturaer skal en virksomhed være registreret i NemHandelsRegisteret med et modtagerendepunkt. Skal du selv modtage e-fakturaer, fordi du fungerer som underleverandør eller handler B2B, skal din egen identifikation – ofte baseret på dit CVR-nummer – være registreret korrekt.

Som ren afsender til det offentlige behøver du ikke nødvendigvis at være registreret som modtager, men dit afsendersystem skal være sat op til at kommunikere med NemHandel. De fleste danske regnskabssystemer håndterer denne opsætning som en del af deres e-fakturafunktion.

Fakturafelter og validering

En OIOUBL-faktura afvises, hvis obligatoriske felter mangler eller er forkerte. Inden du sender, bør du sikre dig, at de centrale oplysninger er på plads.

Mange myndigheder kræver desuden en ordre- eller rekvisitionsreference, så fakturaen kan matches mod en bestilling i deres system. Spørg altid kunden, hvilken reference de forventer. De generelle principper for opbygning af en korrekt faktura kan du genopfriske i guiden om saadan laver du en faktura .

Fejl og afvisning

Når en OIOUBL-faktura ikke går igennem, skyldes det typisk en af følgende årsager:

• Forkert eller manglende EAN-nummer, så fakturaen ikke kan leveres til den rette enhed.
• Manglende ordrereference, som myndigheden bruger til at godkende betalingen.
• Valideringsfejl i formatet, fordi et obligatorisk felt er tomt eller udfyldt forkert.
• Forkert moms, hvor sats og beløb ikke stemmer overens.

En afvist faktura er ikke betalt. Derfor er det vigtigt at reagere hurtigt, rette fejlen og sende fakturaen igen med samme nummer eller en korrekt erstatning. Et godt system giver dig en kvittering, når fakturaen er accepteret, så du ved, at den er nået frem.

Bogføring af e-fakturaer

Selv om fakturaen sendes i et særligt format, er bogføringen den samme som for andre salgsfakturaer. Salget registreres på den relevante omsætningskonto, og momsen bogføres som udgående moms efter den danske kontoplan. Når betalingen kommer ind fra myndigheden, afstemmes den mod fakturaen.

Husk, at e-fakturaen er en del af dit regnskabsmateriale og skal kunne dokumenteres bagudrettet. En struktureret OIOUBL-fil gør det nemt at fastholde et klart spor fra ordre til betaling, hvilket understøtter både din egen kontrol og en eventuel revision.

Relaterede guides

• E-faktura og compliance
• Peppol og internationale e-fakturaer
• Saadan laver du en faktura
• EAN-13 generator
• Guides om regnskab