Peppol adgang for danske leverandører

Peppol adgang for danske leverandører handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Peppol adgang handler om både teknisk adgangspunkt og rigtige modtagerdata. Guiden viser, hvilke spørgsmål du bør afklare med systemleverandør og kunder.

Guiden er skrevet til leverandører der vil sende strukturerede fakturaer til kunder i Danmark og udlandet. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: afklar om regnskabssystemet bruger et Peppol access point, kontroller modtagerens id og formatkrav og test faktura og kreditnota med en udvalgt kunde. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at kende kundens navn men ikke Peppol-id, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Afklar om regnskabssystemet bruger et Peppol access point.
Kontroller modtagerens id og formatkrav.
Test faktura og kreditnota med en udvalgt kunde.
Gem dokumentation for afsendelse og status.
Vedligehold stamdata for internationale kunder.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At kende kundens navn men ikke Peppol-id.
At sende i forkert profil eller valuta.
At overse landespecifikke referencekrav.
At mangle proces for afviste dokumenter.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.