Peppol BIS felter for danske virksomheder

Peppol BIS felter for danske virksomheder handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. Peppol BIS kræver strukturerede felter, og kvaliteten afhænger af de data du lægger ind i fakturasystemet. Artiklen gennemgår de praktiske feltgrupper, du bør kontrollere før afsendelse.

Guiden er skrevet til virksomheder der sender e-fakturaer til danske og internationale kunder. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

E-fakturering bør kobles til bogføringen, så afsendelse, afvisning, kreditnota, betaling og arkiv kan følges samme sted. Ellers bliver formatet digitalt, men processen stadig manuel. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: kontroller afsender, modtager, valuta og betalingsoplysninger, udfyld varelinjer med klar beskrivelse og enhed og brug korrekt momsbehandling pr. linje. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at bruge fritekst i stedet for strukturerede felter, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Kontroller afsender, modtager, valuta og betalingsoplysninger.
Udfyld varelinjer med klar beskrivelse og enhed.
Brug korrekt momsbehandling pr. linje.
Angiv reference, ordre eller kontrakt når kunden kræver det.
Test validering før første rigtige faktura.

Hold afsendelsesstatus tæt på fakturaen. Ellers er det svært at skelne mellem sendt, accepteret, afvist og betalt.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Brug kontrollerne sammen med debitoropfølgning, så tekniske afvisninger ikke blandes sammen med langsom betaling.

Faldgruber

At bruge fritekst i stedet for strukturerede felter.
At blande momsfrie og momspligtige linjer uklart.
At glemme modtagerens Peppol-id eller EAN.
At sende uden at læse valideringsfejl.

Tekniske fejl og betalingsproblemer skal holdes adskilt. Ellers bliver debitoropfølgningen upræcis.

I ReAI

Brug ReAI til at fange fejl før afsendelse. Det er langt billigere at opdage manglende EAN, reference eller momskode før fakturaen sendes end at rette en afvist faktura senere. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.