Peppol og internationale e-fakturaer

Når du handler med kunder og leverandører i andre EU-lande, støder du hurtigt på et praktisk problem: hver myndighed og hver virksomhed har sit eget format for elektroniske fakturaer. Det er præcis dét problem, Peppol løser. Peppol er et internationalt netværk, der gør det muligt at sende og modtage e-fakturaer på tværs af landegrænser efter et fælles sæt regler. For danske virksomheder er Peppol blevet en stadig vigtigere brik i compliance-arbejdet, fordi mere og mere offentlig og privat handel kræver struktureret fakturering. Denne guide forklarer, hvad Peppol er, hvordan Peppol BIS Billing 3.0 fungerer, og hvordan netværket spiller sammen med den danske infrastruktur.

Hvad er Peppol

Peppol står for Pan-European Public Procurement OnLine og er oprindeligt et EU-initiativ, der i dag administreres af organisationen OpenPeppol. Tanken bag er enkel: i stedet for at hver virksomhed skal indgå særskilte aftaler og bygge særskilte integrationer med hver enkelt handelspartner, kobler man sig på ét fælles netværk. Når du er på netværket, kan du i princippet udveksle dokumenter med alle andre, der også er det.

Peppol bygger på en såkaldt fire-hjørne-model. Afsenderen (hjørne 1) sender sit dokument til sit eget access point (hjørne 2), som sender det videre til modtagerens access point (hjørne 3), der leverer det til modtageren (hjørne 4). Du behøver altså kun at have ét forhold til ét access point for at nå alle andre på netværket. Det fjerner behovet for at vedligeholde mange forskellige tekniske forbindelser.

Peppol BIS Billing 3.0

Selve fakturaformatet i Peppol hedder Peppol BIS Billing 3.0. BIS står for Business Interoperability Specification, og det er den specifikation, der definerer, hvordan en faktura eller kreditnota skal struktureres, for at alle parter kan læse den ens. Formatet bygger på den europæiske standard EN 16931, som EU har fastlagt for elektronisk fakturering. Det betyder, at en korrekt Peppol BIS-faktura overholder de fælles europæiske krav til indhold.

En Peppol BIS-faktura er en struktureret XML-fil, ikke en PDF. Den indeholder maskinlæsbare felter for blandt andet:

• Sælgers og købers identifikation, herunder CVR-nummer eller tilsvarende
• Fakturanummer, fakturadato og betalingsbetingelser
• Linjespecifikationer med mængder, priser og moms
• Samlet momsgrundlag og momsbeløb fordelt på satser
• Betalingsoplysninger som kontonummer eller betalings-id

Fordi indholdet er struktureret, kan modtagerens system automatisk bogføre fakturaen uden manuel indtastning. Vil du forstå grundprincipperne bag en korrekt faktura, kan du læse vores guide til, hvordan du sådan laver du en faktura.

Access points og identifikation af modtager

For at sende via Peppol skal du bruge et access point. Det er typisk din leverandør af bogførings- eller faktureringssoftware, der enten selv er et registreret access point eller samarbejder med et. Som bruger mærker du sjældent meget til det tekniske; du sender blot fakturaen i dit system, og access point’et håndterer transporten videre ud på netværket.

Det centrale ved selve afsendelsen er, at modtageren skal kunne identificeres entydigt på netværket. Modtagere registreres i et fælles register (Peppol Directory) under en identifikator. I Danmark anvendes ofte CVR-nummer eller et GLN-nummer (Global Location Number) som identifikator. Inden du sender, slår dit system op, om modtageren er registreret, og under hvilken identifikator. Er modtageren ikke på netværket, kan fakturaen ikke leveres via Peppol, og du må bruge en anden kanal.

Validering af fakturaen

Før en faktura accepteres, bliver den valideret mod specifikationen. Valideringen kontrollerer, at de obligatoriske felter er udfyldt, at momsoplysningerne hænger sammen, og at dokumentet følger reglerne i Peppol BIS og EN 16931. Består fakturaen ikke valideringen, bliver den afvist, og du får en fejlbesked. Det er en styrke, fordi det fanger fejl tidligt, men det betyder også, at dine stamdata skal være korrekte. Forkert CVR-nummer, manglende momssats eller ugyldige betalingsoplysninger er typiske årsager til afvisning.

Samspil med NemHandel

I Danmark har vi historisk haft vores egen infrastruktur i form af NemHandel og fakturaformatet OIOUBL, som længe har været obligatorisk ved salg til det offentlige. NemHandel og Peppol er ikke modsætninger; de er i stigende grad koblet sammen. NemHandel fungerer i dag i praksis som en dansk indgang til Peppol-netværket, så en faktura sendt via NemHandel kan nå modtagere på Peppol og omvendt. For den enkelte virksomhed betyder det, at den samme tekniske opsætning ofte dækker både indenlandsk handel med det offentlige og udveksling med EU-partnere.

Vil du forstå den danske del nærmere, har vi en særskilt gennemgang af OIOUBL og NemHandel samt en bredere introduktion til OIO-faktura og Peppol BIS.

Danske krav og fremtid

Udviklingen går klart i retning af mere obligatorisk digital fakturering. Med den nye bogføringslov er der indført krav om, at virksomheder skal kunne håndtere e-fakturaer i digitale bogføringssystemer, og Erhvervsstyrelsen har en central rolle i at fastlægge formater og certificere systemer. Flere EU-lande indfører desuden krav om struktureret e-fakturering i privat handel, og på sigt forventes også digital momsindberetning at blive tættere knyttet til e-fakturaer. At være på Peppol gør dig fremtidssikret, fordi du allerede arbejder i et format, der følger den fælles europæiske standard.

Når du vælger system, bør du sikre dig, at det understøtter Peppol BIS og kan til- og frakobles netværket. Vores guide til at vælg digitalt bogføringssystem hjælper dig med kriterierne. Hele området hører under e-faktura og compliance, og du finder flere praktiske vejledninger blandt vores guides om regnskab.

Relaterede guides

• OIOUBL og NemHandel
• OIO-faktura og Peppol BIS
• sådan laver du en faktura
• vælg digitalt bogføringssystem
• digital indberetning til myndigheder