Struktureret faktura kontra PDF

Struktureret faktura kontra PDF handler om at få elektroniske fakturaer til at fungere som en kontrolleret del af bogføringen. En PDF er digital at sende, men den er ikke nødvendigvis struktureret så modtagerens system kan behandle den automatisk. Artiklen forklarer forskellen uden at gøre formatdiskussionen mere teknisk end nødvendigt.

Guiden er skrevet til virksomheder der vil forstå forskellen mellem digital fil og egentlig e-faktura. Den fokuserer på de felter, statusser og afstemninger, der normalt afgør om e-fakturering bliver effektivt eller bare endnu en manuel opgave.

Myndighedsramme

Det praktiske arbejde ligger ofte i stamdata og statusopfølgning. CVR, EAN, Peppol-id, referencekrav, varelinjer og moms skal være rigtige, før systemet kan sende en faktura uden manuelle stop. Hvis virksomheden er i tvivl om pligt, frist, momsbehandling eller særlige brancheforhold, bør den aktuelle officielle vejledning kontrolleres før processen låses.

Praktisk test

Tag en konkret faktura eller kreditnota og følg den fra første bilag eller datakilde til rapportering. For denne guide bør testen især vise, at følgende fungerer: identificer hvilke kunder der kræver struktureret faktura, brug systemets e-fakturafunktion frem for manuel PDF og kontroller obligatoriske felter før afsendelse. Hvis testen afslører, at virksomheden er ved at tro at en mail med PDF opfylder offentlige krav, bør processen rettes før den gøres til fast rutine.

Arbejdsgang

Identificer hvilke kunder der kræver struktureret faktura.
Brug systemets e-fakturafunktion frem for manuel PDF.
Kontroller obligatoriske felter før afsendelse.
Gem både fakturaindhold og leveringsstatus.
Følg op på afvisninger samme dag.

Brug en kunde med reelle referencekrav i testen. Det afslører hurtigt, om stamdata og validering er stærke nok.

Kontroller

Område	Hvad du bør styre	Typisk dokumentation
Stamdata	Kontroller CVR, EAN, Peppol-id og referencekrav	Kundekort og aftalegrundlag
Afsendelse	Gem status og kvitteringer	Afsendelseslog og fejlbesked
Bogføring	Kobl faktura, moms og betaling	Fakturaliste, momsrapport og bankmatch
Opfølgning	Ret afvisninger med tydelig proces	Kreditnota, genafsendelse og notat

Statusdata er en del af kontrollen. En faktura uden afsendelses- eller afvisningshistorik er svær at følge op på.

Faldgruber

At tro at en mail med PDF opfylder offentlige krav.
At mangle strukturerede varelinjer og momsdata.
At sende til forkert modtager-id.
At rette faktura manuelt uden kreditnota.

Hvis e-faktura kræver manuel opfølgning hver gang, er stamdata eller validering sandsynligvis for svag.

I ReAI

I ReAI bør e-faktura være en del af fakturaflowet, ikke et separat efterarbejde. Stamdata, validering, afsendelsesstatus, kreditnota og betaling skal kunne følges fra samme kundesag. Når rutinen er stabil, kan du udbygge med mere automatisering, men automatisering bør altid bygge på data og roller, der allerede er forstået.