Acontofakturering på projekter
Sådan laver du acontofakturaer på projekter og styrer igangværende arbejder og slutafregning.
Når et projekt strækker sig over flere måneder, kan du sjældent vente med at sende en faktura, til alt er afsluttet. Acontofakturering lader dig fakturere løbende i takt med, at arbejdet skrider frem. Det forbedrer likviditeten, binder kunden til de aftalte rater og giver et mere retvisende billede af, hvor projektet står. Samtidig stiller det krav til bogføringen: igangværende arbejder, moms og periodisering skal håndteres korrekt, så årsrapporten viser de rigtige tal. Denne guide gennemgår de praktiske greb, så du kan fakturere aconto uden at miste overblikket.
Hvad er acontofakturering?
Acontofakturering betyder, at du sender en faktura på en del af projektets samlede værdi, før hele opgaven er leveret. Beløbet er et forskud eller en delbetaling, der senere modregnes i slutopgørelsen. Modellen bruges typisk i entreprise, rådgivning, IT-udvikling og andre brancher med lange leverancer.
Aftal altid faktureringsplanen skriftligt i kontrakten. En tydelig plan reducerer tvister og gør det nemt at se, hvornår den næste rate forfalder. En faktureringsplan kan se sådan ud:
| Stadie | Andel | Udløsende milepæl |
|---|---|---|
| Opstart | 20 % | Kontrakt underskrevet |
| Delleverance 1 | 30 % | Projektering godkendt |
| Delleverance 2 | 30 % | Hovedarbejde udført |
| Slutafregning | 20 % | Aflevering og godkendelse |
Stadefakturering på entrepriser
I bygge- og anlægsprojekter taler man ofte om stadefakturering. Her faktureres efter, hvor langt arbejdet er nået, fx målt som færdiggørelsesgrad. Hver stadeopgørelse dokumenterer det udførte arbejde og danner grundlag for fakturaen. Det er vigtigt, at opgørelsen er underbygget af timeregistrering, materialeforbrug eller en byggeleders vurdering, så beløbet kan forsvares, hvis kunden gør indsigelse.
For håndværksvirksomheder hænger dette tæt sammen med den daglige drift. Læs mere i guiden om regnskab for håndværker, hvor stadefakturering og materialeindkøb behandles i sammenhæng.
Igangværende arbejder som aktiv
Når du har udført arbejde, men endnu ikke faktureret det fuldt ud, opstår der igangværende arbejder. Det er et aktiv i balancen, fordi du har optjent en værdi, kunden skylder dig for. Posten opgøres typisk som de afholdte omkostninger plus en andel af forventet avance, eller efter færdiggørelsesgraden af det samlede projekt.
Sammenhængen mellem fakturering og optjent værdi afgør, om der står et tilgodehavende eller en forpligtelse:
- Har du faktureret mindre, end du har optjent, står restbeløbet som igangværende arbejde (aktiv).
- Har du faktureret mere, end du har optjent, er det overskydende en forpligtelse (forudbetaling fra kunde).
Princippet uddybes i guiden om igangværende arbejder for servicevirksomheder, som viser, hvordan du opgør værdien måned for måned.
Moms på acontobeløb
Momsen følger med acontofakturaen. Når du udsteder en acontofaktura, skal du som udgangspunkt afregne moms af beløbet i den periode, fakturaen vedrører, efter den gældende sats. Du venter altså ikke til slutopgørelsen med at indberette momsen. Det betyder også, at momsen påvirker din likviditet løbende, hvilket du bør tage højde for i likviditetsbudgettet.
Husk disse punkter på acontofakturaen:
- tydelig markering af, at det er en acontofaktura
- henvisning til kontrakt og det aktuelle stadie
- korrekt momsgrundlag og momsbeløb
- dit CVR-nummer og kundens oplysninger
Ved entreprise og visse leverancer kan omvendt betalingspligt være relevant. Tjek reglerne i guiden om omvendt betalingspligt for moms, før du afregner. Generelt om momsindberetning kan du læse i moms og momsregnskab.
Slutopgørelse og slutafregning
Ved projektets afslutning laver du en slutopgørelse, der sammenholder den samlede aftalte pris med summen af alle acontofakturaer. Slutfakturaen viser hele projektets værdi og fratrækker tidligere acontobeløb, så kunden kun betaler restbeløbet. Det er afgørende, at modregningen fremgår klart, så hverken du eller kunden betaler eller afregner moms dobbelt.
En god slutopgørelse indeholder:
- den fulde kontraktsum og eventuelle godkendte tillægsarbejder
- en oversigt over alle udstedte acontofakturaer
- restbeløbet til betaling inklusive moms
- en afstemning mod posten for igangværende arbejder
Periodisering af projektindtægt
Periodisering sikrer, at indtægten indregnes i den periode, hvor værdien er optjent, ikke nødvendigvis hvor fakturaen sendes. Det giver et retvisende resultat og er centralt for årsrapporten efter de danske regnskabsregler. Hvis et projekt løber hen over et regnskabsår, fordeler du indtægten efter færdiggørelsesgrad, så hvert år bærer sin del.
Det betyder, at en acontofaktura ikke i sig selv er lig med årets indtægt. Du regulerer via posten for igangværende arbejder, så resultatet afspejler det reelle arbejde. Læs mere om sammenhængen i guiden om projektøkonomi for små virksomheder.
Bogføring trin for trin
I praksis består forløbet af nogle gentagne posteringer. Brug de samme konti i din danske kontoplan hver gang, så posteringerne er nemme at følge og afstemme:
- Acontofaktura sendes: debitor debiteres, moms og en forudbetalingskonto eller omsætningskonto krediteres.
- Igangværende arbejder opgøres: aktivet reguleres op eller ned mod resultatopgørelsen ved periodeafslutning.
- Slutfaktura sendes: den resterende værdi indregnes, og acontobeløb modregnes.
- Afstemning: igangværende arbejder nulstilles for det afsluttede projekt.
Grundlæggende om opsætning af en faktura finder du i guiden om sådan laver du en faktura.
Samspil med projektøkonomien
Acontofakturering virker kun, hvis den hænger sammen med din projektstyring. Når timeregistrering, omkostninger og fakturering peger samme vej, kan du hurtigt se, om et projekt er overfaktureret eller underfaktureret, og om dækningsgraden holder. Et godt regnskabsprogram kobler projektets posteringer direkte til faktureringsplanen, så stadeopgørelser og igangværende arbejder opdateres automatisk. Det reducerer fejl ved både moms, periodisering og slutafregning.