Betalingsloesninger for virksomheder

Valget af betalingsloesninger afgoer, hvor let dine kunder kan betale, hvor hurtigt pengene lander paa kontoen, og hvor meget arbejde du faar med afstemning og bogføring. De fleste danske virksomheder kombinerer flere betalingsformer, fordi kunderne forventer fleksibilitet. Den gode nyhed er, at hver løsning har et forudsigeligt mønster for gebyrer, afregning og registrering, som du kan sætte i system fra starten.

Oversigt over betalingsformer

I praksis vælger du mellem en haandfuld løsninger, der dækker både fysisk salg, onlinehandel og fakturabetaling. Hver form har sin egen styrke afhængigt af din kundetype og branche.

Vaelg en kombination, der matcher din salgskanal. En butik har andre behov end en konsulent, der primaert sender fakturaer. Se vores guides om fakturering og betalinger for det fulde billede af pengestrømmen.

MobilePay Erhverv

MobilePay Erhverv er udbredt til mindre beløb og er populaert i detailhandel, caféer og hos mindre serviceudbydere. Kunden betaler hurtigt med telefonen, og du kan tage imod betaling baade i en fysisk situation, via et betalingslink eller integreret i en webshop.

Fordele er bred udbredelse blandt danske forbrugere og en enkel opsaetning. Du betaler typisk et gebyr pr. transaktion, og afregningen til virksomhedskontoen sker som regel hurtigt. Husk, at erhvervsløsningen er adskilt fra den private app, og at den knyttes til virksomhedens CVR-nummer.

Kortbetaling og terminaler

Tager du imod kort i en butik eller klinik, har du brug for en betalingsterminal eller en online betalingsgateway. Her er det vigtigt at skelne mellem tre udgifter:

• et fast abonnement eller leje af terminalen
• et transaktionsgebyr pr. betaling
• eventuelle gebyrer for internationale kort

Terminaludbyderen samler dagens betalinger og udbetaler dem som ét beløb, hvor gebyret ofte allerede er trukket fra. Det betyder, at bruttosalget og det udbetalte beløb ikke er ens, og det skal håndteres korrekt i bogføringen. Læs mere om afregning af betalingsterminaler for den praktiske fremgangsmaade.

Betalingsservice og Leverandoerservice

Betalingsservice er det danske system til tilbagevendende betalinger fra dine kunder, fx abonnementer, medlemskaber eller løbende ydelser. Kunden tilmelder betalingen én gang, og beløbet trækkes derefter automatisk på faste datoer. Det giver en mere forudsigelig likviditet og faerre rykkere.

Leverandoerservice er den modsatte side: her giver du tilladelse til, at dine egne leverandører kan traekke betalinger fra virksomhedens konto. Begge dele bygger paa et aftalegrundlag med din bank.

Hvis du arbejder med faste traek og automatiske betalinger, saa gennemgaa ogsaa direkte debiteringer og faste betalinger for at faa overblik over, hvordan de bogføres korrekt.

Bankoverfoersel og NemKonto

For salg mellem virksomheder er den klassiske bankoverfoersel stadig den mest udbredte. Kunden betaler fakturaen til virksomhedens konto, og gebyret er typisk lavt eller ikke-eksisterende. Til gengaeld er du afhaengig af, at kunden betaler til tiden, hvilket goer tydelige betalingsbetingelser vigtige.

Virksomheders NemKonto er den konto, hvor offentlige udbetalinger lander, fx tilgodehavende moms eller udbetalinger fra det offentlige. Det er derfor vaerd at sikre, at NemKonto peger paa den rigtige driftskonto. Læs mere om NemKonto for virksomheder og hvordan den haenger sammen med dine udbetalinger.

Gebyrer og afregning

Gebyrer er sjaeldent én fast pris. De afhaenger af betalingsform, korttype og udbyder. Det vigtigste princip er at forstaa forskellen mellem bruttobetaling og nettoudbetaling:

• bruttobetalingen er det, kunden betaler
• gebyret er udbyderens traek
• nettoudbetalingen er det, der rammer din konto

Naar du laeser dine afregningsoversigter, saa hold øje med, om gebyret traekkes løbende eller samlet, og om udbetalingen sker pr. dag, uge eller maaned. Det paavirker baade din likviditet og din afstemning.

Afstemning af betalinger

Afstemning handler om at matche pengene paa banken med de salg, du har registreret. Det er her, mange virksomheder taber tid, isaer naar gebyrer er trukket fra inden udbetaling.

En god rytme er at:

1. matche hver bankindbetaling mod den tilhørende afregning fra udbyderen
2. bogføre gebyret som en separat omkostning
3. kontrollere, at restbeløbet stemmer med dit registrerede salg

Mange systemer kan hjaelpe med automatisk match. Vil du arbejde mere effektivt, saa se vores guides om regnskab og overvej automatisering af de gentagne afstemninger.

Bogfoering af forskellige betalingsformer

I bogføringen skal du holde tre ting adskilt: salget (med korrekt moms), gebyret (en fradragsberettiget omkostning) og selve pengestrømmen paa banken. Naar en terminal udbetaler 9.700 kr. for et salg paa 10.000 kr., skal de 10.000 kr. registreres som omsaetning, mens de 300 kr. bogføres som gebyr.

For onlinehandel bliver det ekstra vigtigt at holde styr paa mange smaa betalinger og gebyrer. Driver du netbutik, saa laes vores guide til regnskab for webshop for konkrete eksempler.

En klar struktur i den danske kontoplan gør hele forløbet lettere: ét sted til salg, ét til betalingsgebyrer og rene bankkonti pr. betalingsudbyder.

Relateret laesning

• Guides om fakturering og betalinger
• Afregning af betalingsterminaler
• Direkte debiteringer og faste betalinger
• NemKonto for virksomheder
• Regnskab for webshop