Sådan laver du en korrekt faktura
Sådan udsteder du en faktura, der lever op til momslovens krav og er nem at få betalt.
En korrekt faktura er mere end et krav om betaling. Den er det bilag, der dokumenterer din omsætning, danner grundlag for dit momsregnskab og giver kunden ret til at trække momsen fra. Mangler fakturaen oplysninger, risikerer du både udfordringer ved en kontrol fra Skattestyrelsen og unødvendige forsinkelser, fordi kunden sender den retur. Denne guide gennemgår de lovpligtige fakturaoplysninger og viser, hvordan du bygger en faktura op, der er nem at få betalt.
Lovpligtige fakturaoplysninger
Momsbekendtgørelsen stiller helt konkrete krav til, hvad en faktura skal indeholde. En almindelig faktura mellem virksomheder skal som minimum have:
- udstedelsesdato (fakturadato)
- et fortløbende fakturanummer, der bygger på en eller flere serier
- sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- købers navn og adresse
- mængde og art af de leverede varer eller ydelser
- leveringsdato, hvis den afviger fra fakturadatoen
- afgiftsgrundlaget (beløbet uden moms) pr. momssats
- den gældende momssats og det samlede momsbeløb
- det samlede beløb til betaling
Mangler en eller flere af disse oplysninger, er fakturaen formelt set ikke korrekt. Du kan se en uddybende gennemgang i vores guide om obligatoriske oplysninger på en faktura .
Fakturadato og leveringsdato
Fakturadatoen er den dato, fakturaen udstedes, og den styrer ofte, hvilken momsperiode salget hører til. Leveringsdatoen er derimod tidspunktet, hvor varen eller ydelsen faktisk er leveret.
I mange tilfælde er de to datoer ens, og så er det nok at angive fakturadatoen. Men leverer du eksempelvis en ydelse i én måned og fakturerer i den næste, skal leveringsdatoen fremgå separat. Det har betydning for, hvornår momsen skal afregnes, og for at periodiseringen i regnskabet bliver korrekt.
Momsspecifikation
Momsen skal kunne aflæses tydeligt på fakturaen. Det betyder, at du skal vise grundlaget uden moms, selve momsbeløbet og totalen. Har en faktura flere linjer med forskellige momssatser, skal hver sats specificeres for sig.
| Linje | Beløb uden moms | Momssats | Moms | I alt |
|---|---|---|---|---|
| Konsulentydelse | 8.000 kr. | gældende sats | 2.000 kr. | 10.000 kr. |
| I alt | 8.000 kr. | 2.000 kr. | 10.000 kr. |
Sælger du momsfrit eller med omvendt betalingspligt, skal det fremgå med en tekst, der forklarer hvorfor, og momsbeløbet udelades. Læs mere i guiden om omvendt betalingspligt for moms , hvis du fakturerer ydelser, hvor køber afregner momsen.
Fortløbende fakturanumre
Fakturanumre skal være fortløbende og bygge på en ubrudt serie. Du må altså ikke springe numre over eller genbruge et nummer. Formålet er, at Skattestyrelsen ved en kontrol kan se, at ingen fakturaer er fjernet fra regnskabet.
Du må gerne bruge flere serier, for eksempel én pr. år eller pr. afdeling, så længe hver serie er sammenhængende. Et regnskabsprogram tildeler automatisk det næste nummer, så du undgår huller og dubletter.
Forenklet faktura under grænsen
Ved mindre salg kan du nøjes med en forenklet faktura. Den bruges typisk i detailhandel og ved kontantsalg under en fastsat beløbsgrænse. En forenklet faktura kræver færre oplysninger end en fuld faktura:
- udstedelsesdato
- sælgers navn og CVR-nummer
- art af de leverede varer eller ydelser
- det samlede momsbeløb eller en angivelse af, at momsen udgør den gældende andel af prisen
En kassebon opfylder ofte kravene til en forenklet faktura. Bemærk dog, at en erhvervskunde, der skal bruge momsfradrag, kan have brug for en fuld faktura med sit navn på.
Kreditnotaer
Skal du rette eller annullere en allerede udstedt faktura, gør du det med en kreditnota og ikke ved at slette fakturaen. Kreditnotaen henviser til den oprindelige fakturas nummer og indeholder de samme typer oplysninger, men med modsat fortegn på beløb og moms.
Det sikrer et ubrudt transaktionsspor, så det altid kan dokumenteres, hvad der er rettet og hvorfor. Du finder en praktisk fremgangsmåde i guiden om kreditnotaer og fakturarettelser .
Opbevaring
Fakturaer er en del af dit regnskabsmateriale og skal opbevares i den lovpligtige periode efter bogføringsloven — som udgangspunkt fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder både fakturaer, du udsteder, og dem, du modtager.
Materialet skal kunne fremfindes uden besvær, og digital opbevaring er fuldt accepteret, så længe det er sikret mod ændringer og tab. Se mere om reglerne i guiden om opbevaring af regnskabsmateriale .
Eksempel på opbygning
En overskuelig faktura kan bygges op i denne rækkefølge:
- Overskrift med ordet “Faktura” samt fakturanummer og fakturadato
- Afsenderens navn, adresse og CVR-nummer
- Modtagerens navn og adresse
- Eventuel leveringsdato og kundereference
- Specificerede linjer med mængde, beskrivelse og pris
- Subtotal, moms pr. sats og total til betaling
- Betalingsoplysninger: kontonummer, betalingsfrist og betalingsbetingelser
Når betalingsfristen og betingelserne fremgår tydeligt, bliver det lettere at følge op senere. Læs hvordan du sætter rammerne i guiden om betalingsbetingelser og rykkere .
Vil du afprøve det med det samme, kan du lave en gratis faktura i browseren og se en korrekt opbygning i praksis.
Kort fortalt
En faktura, der opfylder momslovens krav, beskytter både din virksomhed og din kunde. Sørg for de lovpligtige oplysninger, en tydelig momsspecifikation og fortløbende fakturanumre, ret fejl med kreditnotaer, og opbevar materialet korrekt. Det giver et solidt grundlag for både momsregnskab og en ryddelig årsrapport.