At ansætte din første medarbejder

At gå fra at være alene i virksomheden til at have ansatte er et stort skridt. Din første medarbejder giver mere kapacitet, men medfører også en række arbejdsgiverpligter, som du skal have på plads, før den nye kollega møder ind. Pligterne er de samme, uanset om du driver enkeltmandsvirksomhed eller ApS, og de fleste kan ordnes på forhånd med lidt struktur. Denne guide samler de vigtigste opgaver i rækkefølge, så du kommer trygt i gang som arbejdsgiver.

Registrér dig som arbejdsgiver

Før du udbetaler den første løn, skal virksomheden være registreret som arbejdsgiver hos Erhvervsstyrelsen via Virk. Registreringen kobler dit CVR-nummer til pligten om at indberette løn og indeholde A-skat og AM-bidrag. Har du allerede et CVR-nummer fra registrering for moms, tilføjer du blot arbejdsgiverforholdet som en ekstra registrering.

Når registreringen er på plads, kommer du i gang med løbende indberetninger til Skattestyrelsen. Er du i tvivl om, hvilke registreringer din virksomhed bør have, kan du læse mere i vores guides om selskabsformer og registrering .

Ansættelseskontrakt og ansættelsesbevisloven

En skriftlig ansættelseskontrakt er ikke kun god skik, den er et lovkrav for de fleste ansættelsesforhold. Efter ansættelsesbevisloven har medarbejderen krav på skriftlig dokumentation for de væsentlige vilkår i ansættelsen. Sørg for at kontrakten som minimum dækker:

• parternes navne, adresse og CVR-nummer
• arbejdssted og stillingsbetegnelse
• startdato og eventuel prøvetid
• arbejdstid, løn og udbetalingstidspunkt
• ferie- og opsigelsesvilkår
• henvisning til eventuel overenskomst

Bliver vilkårene ikke beskrevet korrekt og rettidigt, kan det udløse en godtgørelse til medarbejderen. Det betaler sig derfor at bruge en gennemarbejdet skabelon fra start.

Arbejdsskadeforsikring

Som arbejdsgiver har du pligt til at tegne arbejdsskadeforsikring, der dækker medarbejderen ved arbejdsulykker. Forsikringen skal være på plads fra første arbejdsdag. Derudover skal du være opmærksom på bidrag til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, som dækker erhvervssygdomme. Manglende forsikring kan gøre dig personligt erstatningsansvarlig, hvis uheldet er ude, så det er en af de første ting, du bør sikre dig.

ATP og feriepenge

Med ansatte følger en række løbende bidrag. ATP Livslang Pension er lovpligtig, og både du og medarbejderen betaler en andel, der afhænger af arbejdstiden. Du skal også håndtere feriepenge efter ferieloven, hvor medarbejderen typisk optjener ferie løbende, og hvor du indbetaler feriepenge til FerieKonto, medmindre andet er aftalt via overenskomst.

Vil du have detaljerne om optjening, afholdelse og udbetaling, så læs vores guide om feriepenge og ferieloven .

Lønsystem og eIndkomst

For at udbetale løn korrekt har du brug for et lønsystem, der beregner A-skat, AM-bidrag, ATP og nettoløn ud fra medarbejderens skattekort. Lønsystemet indberetter samtidig til eIndkomst, som er Skattestyrelsens register over lønoplysninger. Hver lønperiode skal indberettes rettidigt, så medarbejderens forskudsopgørelse og årsopgørelse passer.

Et godt setup gør lønkørslen til en rutineopgave frem for en månedlig kamp. Få overblik over selve processen i vores gennemgang af lønkørsel trin for trin , og se hvordan indberetningen fungerer i guiden om eIndkomst lønindberetning .

Barsel og refusion

Når en medarbejder skal på barsel, har du som arbejdsgiver pligter omkring varsling, fravær og eventuel løn under orlov. Hvis du udbetaler løn under barslen, kan du som hovedregel søge refusion fra Udbetaling Danmark og fra en barselsudligningsordning. Refusionen reducerer din reelle lønudgift, men kræver, at fraværet er registreret og indberettet korrekt via NemRefusion. Det samme princip gælder ved sygdom, hvor du efter en arbejdsgiverperiode kan søge sygedagpengerefusion.

Bogføring af personaleomkostninger

Personaleomkostninger skal bogføres præcist, så lønnen, de indeholdte bidrag og arbejdsgiverbidragene ender på de rette konti i din danske kontoplan. En typisk lønpostering fordeler beløbet på:

• bruttoløn som omkostning
• skyldig A-skat og AM-bidrag
• skyldig ATP og feriepengeforpligtelse
• nettoløn til udbetaling via banken

Når lønsystemet og bogføringen taler sammen, bliver afstemningen enkel, og tallene passer til årsrapporten. Har du brug for at strukturere kontiene, kan du gennemgå vores guides om regnskab og finde en opsætning, der matcher din drift.

Checkliste før første lønudbetaling

• virksomheden er registreret som arbejdsgiver via Virk
• skriftlig ansættelseskontrakt er underskrevet
• arbejdsskadeforsikring er tegnet
• ATP og feriepenge er sat op i lønsystemet
• lønsystemet indberetter til eIndkomst
• personaleomkostninger har faste konti i kontoplanen
• procedure for barsel, sygdom og refusion er på plads

Får du de syv punkter på plads, står du solidt som ny arbejdsgiver, og du undgår de typiske faldgruber i den første lønkørsel.

Relateret læsning

• Guides om løn og personale
• Lønkørsel trin for trin
• Feriepenge og ferieloven
• eIndkomst lønindberetning
• Selskabsformer og registrering