Lønkørsel trin for trin
Sådan kører du løn korrekt fra beregning over indberetning til eIndkomst til udbetaling og bogføring.
Lønkørsel er den faste rutine, hvor du beregner medarbejdernes løn, trækker skat og bidrag, indberetter til eIndkomst og udbetaler det rigtige beløb. Når processen er sat op én gang og køres ens hver måned, bliver lønnen forudsigelig, og du undgår fejl, der koster tid og giver utilfredse medarbejdere. Denne guide tager dig gennem hele forløbet trin for trin, så du kan køre løn korrekt uanset om du har én eller flere ansatte i din ApS eller enkeltmandsvirksomhed.
1. Forberedelse af stamdata
Inden den første lønkørsel skal stamdata være på plads. Det er fundamentet, og fejl her følger med i alle efterfølgende kørsler.
- CPR-nummer og kontaktoplysninger på medarbejderen
- Skattekort trukket elektronisk fra Skattestyrelsen (hoved- eller bikort samt trækprocent og fradrag)
- Bankoplysninger til udbetaling
- Ansættelsesvilkår: månedsløn eller timeløn, arbejdstid og eventuelle tillæg
- Pensionsaftale og eventuel medarbejderandel
Virksomheden skal være registreret som arbejdsgiver hos Erhvervsstyrelsen, og dit CVR-nummer skal være knyttet til eIndkomst. Skal du ansætte for første gang, så læs vores guide til at ansætte din første medarbejder.
2. Bruttoløn og fradrag
Lønkørslen starter med bruttolønnen, altså den aftalte løn før skat og bidrag. Hertil lægges variable elementer, og fra trækkes de poster, der reducerer beregningsgrundlaget.
- Tillæg som overarbejde, vagttillæg og bonus lægges til
- Fradrag før skat kan være medarbejderens egen pensionsandel og bruttolønsordninger
- Personalegoder som fri telefon skal tillægges efter gældende regler
Resultatet er den skattepligtige løn, som de næste beregninger bygger på. Når lønnen bogføres, fordeles den på de relevante lønkonti i kontoplanen.
3. A-skat og AM-bidrag
Når grundlaget er klart, beregnes bidrag og skat i den korrekte rækkefølge. AM-bidraget (arbejdsmarkedsbidraget) trækkes først af det fulde grundlag med den gældende sats. Først herefter beregnes A-skat af det resterende beløb ud fra skattekortets trækprocent og månedsfradrag.
| Trin | Beregnes af | Bestemmes af |
|---|---|---|
| AM-bidrag | AM-pligtig løn | gældende sats |
| A-skat | løn efter AM-bidrag og fradrag | skattekortets trækprocent |
Rækkefølgen er vigtig: AM-bidrag før A-skat. Vil du forstå grundlaget bedre, har vi en gennemgang af AM-bidrag forklaret.
4. ATP og pension
Ud over skat og bidrag skal de fleste lønkørsler håndtere ATP og pension.
- ATP Livslang Pension beregnes som et fast bidrag afhængigt af arbejdstimer, hvor både arbejdsgiver og medarbejder betaler en andel
- Arbejdsmarkedspension indbetales typisk som en procentdel af lønnen, fordelt mellem arbejdsgiver- og medarbejderandel
- Andelene fremgår af ansættelsesaftalen eller overenskomsten
For ejere af mindre selskaber er pension også en planlægningsmulighed. Se vores guide til pensionsordning for ejerleder.
5. Indberetning til eIndkomst
Når lønnen er beregnet, skal den indberettes til eIndkomst hos Skattestyrelsen. Indberetningen sker pr. medarbejder og indeholder blandt andet løn, AM-bidrag, A-skat, ATP og eventuelle goder. Fristen følger virksomhedens størrelse, og du skal indberette, før du afregner skatten.
Indberetningen er det officielle led mellem din lønkørsel og myndighederne, så den skal stemme præcist med det, du udbetaler. Vi går mere i dybden i guiden til eIndkomst lønindberetning.
6. Udbetaling og lønseddel
Når indberetningen er klar, udbetales nettolønnen til medarbejderens konto. Samtidig modtager medarbejderen en lønseddel, der dokumenterer beregningen.
En korrekt lønseddel viser mindst:
- Bruttoløn og eventuelle tillæg
- AM-bidrag og A-skat
- ATP og pensionsandele
- Nettoløn til udbetaling
- Feriepenge eller optjente feriedage
Feriepenge er en fast del af lønnen, og reglerne er værd at kende. Læs om feriepenge og ferieloven.
7. Bogføring af løn
Lønnen skal bogføres i regnskabet, så den indgår korrekt i resultatet og i din dansk kontoplan. Typisk bogføres bruttolønnen som en omkostning, mens skyldig A-skat, AM-bidrag, ATP og pension føres som gæld, indtil de afregnes.
| Post | Type | Hvor |
|---|---|---|
| Bruttoløn | omkostning | lønomkostninger |
| Skyldig A-skat og AM-bidrag | gæld | skyldige offentlige bidrag |
| Skyldig ATP og pension | gæld | skyldige beløb |
| Nettoløn | bank | likvider |
En struktureret bogføring gør det let at følge med i, hvad der skylder, og hvornår det afregnes.
8. Afstemning efter kørsel
Efter hver kørsel bør du afstemme lønnen. Kontrollér, at det udbetalte beløb, det bogførte og det indberettede stemmer overens, og at skyldige bidrag passer med det, der senere trækkes fra kontoen.
- Stem nettoudbetalinger mod banken
- Stem indberettet løn mod bogføringen
- Kontrollér at AM-bidrag, A-skat, ATP og pension er fuldt afregnet
En fast afstemningsrutine fanger fejl, før de bliver til reguleringer. Se hvordan i guiden til lønafstemning før indberetning.