Skattefri rejsegodtgørelse: regler og satser

Skattefri rejsegodtgørelse dækker medarbejderens merudgifter til kost og logi, når en arbejdsrejse opfylder Skattestyrelsens betingelser. Reglerne er strikse, og overholdes de ikke, bliver hele beløbet skattepligtigt for medarbejderen — med efterbeskatning og renter som mulig konsekvens.

For en mindre virksomhed handler det først og fremmest om at have klare retningslinjer, gemme dokumentation og kontere udlæg korrekt i bogføringen. Rejsegodtgørelse hænger tæt sammen med den øvrige løn- og personaleadministration, fordi udbetalingen som regel sker via lønnen og skal kunne afstemmes mod den.

Betingelser for skattefrihed

For at en udbetaling kan ske skattefrit, skal alle disse vilkår være opfyldt:

1. medarbejderen er på rejse i mindst 24 timer sammenhængende
2. medarbejderen kan ikke overnatte hjemme
3. arbejdspladsen ligger så langt væk, at hjemkomst ikke er mulig
4. arbejdsgiveren fører kontrol med rejsens formål, varighed og adresse

Bemærk forskellen mellem rejsegodtgørelse og kørselsgodtgørelse: rejsegodtgørelse dækker kost og logi under en overnatningsrejse, mens kørselsgodtgørelse dækker transport i egen bil. De to ordninger har hver deres satser og betingelser og må ikke blandes sammen.

Læs de aktuelle betingelser hos Skattestyrelsen .

Satser

Satserne fastsættes årligt og består af en kostsats og en logisats. Vælger virksomheden at stille fri kost til rådighed, skal kostsatsen reduceres tilsvarende:

Logi kan i stedet dækkes efter regning mod kvittering, hvis de faktiske udgifter overstiger satsen. De aktuelle beløb står i Skattestyrelsens satser og opdateres årligt via Den juridiske vejledning.

Krav til bogføring og dokumentation

Dokumentationen er kernen i en skattefri udbetaling. Mangler bilaget, falder skattefriheden:

• bilag med dato, formål, destination og antal timer
• udbetaling kan ske som rejsegodtgørelse med sats eller efter regning
• ved 12-måneders-reglen: skift af midlertidigt arbejdssted nulstiller perioden
• bogfør på dedikeret konto, jævnfør den praktiske kontoplan
• afstem løbende mod lønindberetning via eIndkomst-indberetning

Selve udbetalingen håndteres mest enkelt som en fast rutine i den månedlige lønkørsel, så godtgørelsen følger med lønnen og indberettes korrekt. Husk, at skattefri rejsegodtgørelse ikke skal indgå i grundlaget for A-skat og AM-bidrag, så længe betingelserne er opfyldt.

Selvstændige og hovedaktionærer

En selvstændig erhvervsdrivende kan tage rejsefradrag efter samme satser, hvis betingelserne er opfyldt. Hovedaktionærer i ApS er omfattet af samme regler som andre ansatte og skal kunne dokumentere rejsens erhvervsmæssige karakter — ellers risikeres beskatning som maskeret udbytte. Det er især relevant at holde styr på, når man samtidig planlægger forholdet mellem løn og udbytte til hovedaktionæren.

Typiske fejl

• 24-timers-reglen overses ved kortere rejser
• sats udbetales uden reduktion for fri kost
• mangler rejsebilag med klart erhvervsformål
• rejse- og kørselsgodtgørelse blandes sammen
• 12-måneders-reglen ignoreres ved længere ophold på samme sted

Afslutning

Klare retningslinjer og fast dokumentation gør rejsegodtgørelse let at håndtere skattefrit. Læs også om personalegoder og repræsentation . Se priser